Профессия менеджер по закупкам

ПОКАЗАТЕЛИ СИСТЕМЫ МОТИВАЦИИ

Для моделей 1, 2 и 3 (см. врез «Модель “закупщика”» на стр. 8–9) система мотивации может быть несложной и базироваться на следующих показателях:

• выполнение плана закупок;
• абсолютная прибыль от продаж закупленного – простая разница между суммой продажи и суммой закупки (цель – минимизация закупочных цен);
• относительная прибыль от продаж закупленного – абсолютную разницу нужно разделить на сумму закупки (вариант мотивации на минимизацию закупочных цен);
• срок продажи закупленного – разница между датой закупки и датой продажи (цель – повышение оборачиваемости вложенных средств);
• срок отсрочки платежа по товару (цель – получение отсрочки платежа от поставщика);
• процент товара, взятого на полную реализацию, по отношению к общей сумме закупленного (цель – минимизация вложенных средств);
• абсолютная сумма дебиторской задолженности поставщикам (цель – погашение дебиторской задолженности путем возврата товара);
• относительная сумма дебиторской задолженности поставщикам по сравнению с общей суммой закупок (вариант погашения дебиторской задолженности путем возврата товара).

В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить еще и вторичные или качественные показатели, как то: процент брака, процент возврата от клиентов, процент рекламаций и т. п. Расчетная часть такой системы мотивации может быть выполнена любыми средствами – просто на калькуляторе или вплоть до Excel.

Для модели 4 система мотивации может быть сколь угодно развитой и сложной и в нее могут входить как вышеперечисленные показатели, так и новые, аналитические, такие как:

• абсолютная сумма товарного запаса на складе (цель – минимизация складских остатков);
• структура товарного запаса на складе (цель – поддержание нормы товарного запаса). Имеется в виду разделение всего товарного запаса на сегменты: ниже нормы, норма, выше нормы, неликвиды, а также вычисление денежных сумм по каждому сегменту;
• абсолютная сумма неликвидов (цель – недопущение неликвида);
• относительная сумма неликвидов по отношению к общей сумме (вариант недопущения неликвидов);
• процент выполнения клиентских заявок (цель – повышение уровня клиентского сервиса и общего оборота);
• процент испортившихся товаров (гниение, прокисание и пр.) по отношению к общей сумме (цель – недопущение порчи товара).

Можно добавить еще десятки показателей, но они будут скорее всего производными или полными аналогами перечисленных. После того как общий список логистических показателей определен, нужно отчетливо представить себе последовательность введения системы мотивации.

Трудности при расчетах

Для того чтобы просчитать структуру товарного запаса, нужно:

• 1) провести анализ предыдущих продаж;2) вычислить скорость продаж по каждой товарной позиции (например, шт/дн. или т/мес. и т.п.);3) получить из информационной системы текущие товарные остатки по каждой позиции;4) разделить остаток на скорость и получить показатель по каждой позиции: товарный запас, выраженный в днях (месяцах и т.д.) прогнозируемых продаж, то есть понять, сколько времени потребуется для полной продажи этого товара;5) сегментировать полученные товарные запасы по всему ассортименту помесячно, а затем представить каждый сегмент в виде вложенных в него денежных средств.

Быстро просчитать скорость продаж можно только в случае, если:

• ссортимент небольшой;
• товары не имеют дублей или аналогов в информационной системе;
• продажи товара высокостабильны во времени (небольшой коэффициент вариации);
• фактор сезонности несущественен;
• ситуация outstock возникает нечасто.

Для того чтобы получить процент выполнения клиентских заявок, нужно:

• 1) обеспечить возможность фиксации и накопления в информационной системе заявок от клиентов;2) обеспечить 100-процентную фиксацию заявок клиентов при работе отдела продаж;3) провести сравнение после завершения всех операций в цепи «заявка–отгрузка» первичного документа (заявка клиента) с конечным (счет-фактура). Разницу (по сумме позиций, штук или рублей) выразить в процентах и понять, какова упущенная выгода.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Общие положения

1.1. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.1.2. Менеджер по закупкам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению начальника отдела закупок.1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно начальнику отдела закупок. 1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.1.5. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее года.1.6. Менеджер по закупкам должен знать:- основы гражданского и коммерческого права;- типовые формы договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению соответствующей документации;- ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;- методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;- принципы организации закупок;- действующие формы учета и отчетности.1.7. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:- законодательными актами РФ;- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;- приказами и распоряжениями руководства;- настоящей должностной инструкцией.

Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:2.1. Обеспечивает наличие товара по своим товарным группам в оптимальном количестве и ассортименте.2.2. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп.2.3. Ведет поиск поставщиков, изучает новые предложения от поставщиков, готовит для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.2.4. Проводит переговоры с поставщиками и согласовывает условия поставки с непосредственным руководителем.2.5. Составляет заказы поставщикам.2.6. Отслеживает выполнение заказа.2.7. Контролирует исполнение обязательств перед поставщиками.2.8. Обеспечивает документальное оформление сделок.2.9. Отслеживает продажи по каждому товару и, в случае ухудшения продаж, совместно с отделом маркетинга вырабатывает и принимает меры к снижению товарного остатка.2.10. Определяет виды товара, которые необходимо внести в ассортимент или вывести из ассортимента ввиду бесперспективности.2.11. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.2.12. Обеспечивает постоянное наличие товаров повышенного спроса, регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью недопущения появления их дефицита.2.13. Обеспечивает отделы и службы компании всей необходимой информацией о товарах.2.14. Консультирует продавцов, а при необходимости – покупателей по своей товарной группе.2.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Права менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам имеет право:3.1. Действовать в пределах своей компетенции от имени компании и представлять ее в других учреждениях и организациях.3.2. Получать необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей информацию о деятельности компании от всех подразделений напрямую или через начальника отдела закупок.3.3. Распоряжение выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.3.5. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

Ответственность менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам несет ответственность:4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Какое место занимает отдел закупок в организационной структуре предприятия

Как правило, на большинстве предприятий установлена линейно-функциональная организационная структура. Отдел закупок является функционально-обособленным подразделением, поэтому для эффективного функционирования всего предприятия ему необходимо построить взаимоотношения с другими отделами.

Отдел закупок является одним из звеньев логистической системы предприятия. От него другие подразделения получают важную для осуществления своих функций информацию. Например, производственный отдел предоставляет информацию о плане выпуска той или иной продукции, а взамен получает сведения о закупках сырья и материалов.

Отдел маркетинга может интересовать от отдела закупок информация о новых поставщиках для проведения исследований рынка. Бухгалтерия отвечает за своевременную оплату счетов по договорам с исполнителями.

Подразделение находится в подчинении у генерального директора предприятия. В структуру самого отдела закупок может входить складское и транспортное хозяйства даже при наличии отдельной службы логистики.

Функции специалиста по закупкам

Заметим, что функции менеджера, который будет заниматься закупками, в различных компаниях имеют существенное отличие. Все зависит от того, какими именно товарами занимается предприятие, какие закупки осуществляет, а также от возможности заранее осуществить процесс прогнозирования расхода на осуществление процедуры закупки сырья

В тоже время, немаловажное значение имеет также тот момент, насколько быстро можно будет найти поставщиков той или же иной продукции

По сути, описание основных функций может быть кратким и лаконичным, исходя из данного списка, будут формироваться уже обязанности.

К основным функциям специалиста относят:

Осуществление процесса изучения всех поставщиков именно тех товаров и сырья, которые используются на предприятии

На самом деле, данная функция имеет важное значение, так как на ее основании формируется важный момент подбора вариантов сотрудничества. Специалист должен осуществить оценку всех факторов взаимодействия с той или же иной компанией, осуществить составление списка, и впоследствии произвести процедуру аналитического изучения;
Специалист берет на себя функцию изучения структуры работы предприятия и формирует список закупок, которые необходимы для нормальной работы

Соответственно, в данном случае должны быть сформированы полномочия, которые бы определяли возможность специалиста осуществлять запрос на предоставление данных, которые касаются необходимости сырья и материалов на том или же ином подразделении;
Если в подчинении специалиста будут иные сотрудники, то формируется функция руководителя. Соответственно, специалист обязан будет осуществлять процесс составления требований к должности, осуществлять подбор работников, проводить обучение, премирование и мотивирование, поддерживать нормальную атмосферу в коллективе;
Специалист занимается вопросами подписания договорных отношений на поставки, в данном случае, все договора должны быть подписаны исключительно на основании предварительного изучения и анализа, и они должны импонировать ранее установленной политике компании;
Также менеджер осуществляет переговоры с различными компаниями, с целью поиска вариантов сотрудничества, которые смогли бы стать основой выгодных поставок для его предприятия. Именно данная функция является одной из основных, так как умение вести переговоры в действительности позволяет получить перспективы поиска выгодных вариантов сотрудничества.

Как вы уже поняли, в определенных компаниях список функций специалиста может быть совершенно иным. Мы предоставили вашему вниманию шаблонный вариант. Исходя из основных критериев профессии, можно будет в дальнейшем осуществить процесс разработки основных обязанностей. В инструкции должностного формата требования описываются в общем положении, что же касается функций, то они могут быть описаны отдельно, или же могут быть включены в описание данных по обязанностям специалиста. Тут самое главное – детальное и в тоже время четкое, однозначное описание всех важных нюансов, что исключает возможность формирования недопонимания между руководством и сотрудником.

Показатели эффективности

Чтобы определить, насколько эффективно отдел справляется со своими задачами, необходимо выделить направления деятельности подразделения и оценить показатели каждого из них.

Итак, деятельность структурного подразделения можно разделить на такие направления:

• планирование;
• конкурентность;
• экономия;
• соблюдение законодательных норм;
• формирование документооборота.

Об эффективности деятельности говорят следующие показатели:

• количество изменений, которые пришлось вносить в составленные планы;
• доля закупок, произведенных в последнем квартале года, от общего объема;

Конкурентность можно оценить по таким данным:

• количество конкурентных торгов от общего числа;
• процент несостоявшихся торгов;
• число участников, подавших заявки в конкурентных торгах.

Экономичность показывает, насколько рационально предприятие расходует бюджетные деньги. Рассчитывается этот показатель как отношение максимальной стоимости контракта (начальная цена на торгах) к цене, по которой был заключен договор.

Об уровне соблюдения требований законов можно говорить на основании следующих показателей:

• количество жалоб в контрольный орган (ФАС), которые были признаны обоснованными;
• количество изменений, которые вносились в документацию по торгам;
• результаты проведения проверок, включая внеплановые мероприятия;
• число выигранных судебных споров.

О том, насколько правильно организован документооборот, можно судить по таким сведениям:

• время, потраченное на подготовку и размещение документации о предстоящих торгах;
• срок оценки полученных от участников заявок;
• сроки заключения договоров.

Должностная инструкция

Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:

Должностная инструкция: основные функции подразделения

Должностная инструкция отдела организации закупок – это Положение о его работе, которое отражает все основные нюансы, необходимые к разрешению указанным подразделением. Именно в данном документе формируется перечень тех вопросов, решение которых становится главной целью функционирования такого подразделения.

В рамках положения фиксируются основные обязанности сотрудников данного подразделения, а также дается указание на то, какие меры ответственности могут быть применены к таким сотрудникам.

К числу основных функций подразделения относятся:

• определение тех потребностей заказчика, которые должны быть отражены в плане-графике проводимых закупок;
• составление указанного плана-графика и его корректировка в зависимости от изменения потребностей;
• выбор конкретного типа закупочных мероприятий при проведении необходимых закупок, а также проверка представленного обоснования начальной максимальной цены контракта;
• организация работы закупочных комиссий, в том числе в части организации технического обеспечения их функционирования;
• обеспечение сохранности всех поданных заявок до момента их вскрытия, а после такового – до момента подписания протоколов с итогами проведенной закупки;
• организация отчетной работы по проведенным закупкам, исполненным контрактам, неисполнению заключенных контрактов и договоров и внесению таких исполнителей в реестр недобросовестных поставщиков;
• консультации с потенциальными исполнителями по контрактам до момента заключения таковых посредством использования специальных сервисов обработки обращений в рамках функционирования Единой информационной системы и электронных торговых площадок;
• проверки предоставленного обеспечения исполнения контрактов в виде залогов денежных средств (в части перечисления таковых на указанные счета заказчика) и в виде банковских гарантий (в части правомерности предоставления таких гарантий, в том числе при проверке кредитного учреждения, выдавшего такую гарантию).

Указанные функции не являются исчерпывающими, так как их перечень очень широк и основывается на Федеральном законе №44-ФЗ и принятых в его исполнение иных нормативных актов.

ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ

Должностные обязанности менеджера, занимающегося закупками состоят из переговоров с поставщиками (для получения более выгодных условий), контроля за оборотом товаров, что были закуплены и бумажной работы по составлению отчетов, договоров, счетов. Должностная инструкция менеджера по закупкам также предусматривает контакты по работе с коллегами (отдел маркетинга и продавцы).

Спрос на менеджеров по закупкам все такой же высокий. Компании нуждаются в специалистах, способных разрабатывать концепцию с учетом производства, продаж и маркетинга. Сотрудники, которые могут держать в голове и анализировать большие объемы информации – особенно ценны для предприятий. 

Должностная инструкция менеджера (специалиста) по закупкам содержит требования со стороны работодателя к квалификации сотрудника, определяет правила назначения, освобождения его от должности, порядок подчинения. В документе прописаны функциональные обязанности, права работника, его ответственность.

І. Общие положения

1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом директора организации по представлению начальника отдела закупок.

2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела закупок.

4. Во время отсутствия менеджера по закупкам функциональные обязанности, ответственность, права, переходят к иному должностному лицу, о чем фиксируется в приказе по организации.

5. Менеджер по закупкам должен знать:

• основы гражданского и хозяйственного законодательства;
• порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации;
• ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
• правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
• методы планирования снабжения организации;
• нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• принципы ценообразования, организацию закупок;
• формы учета и отчетности, принятые в организации.

6.

Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Уставом организации;
• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

1. Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.

2. Реализует плановые показатели по обороту установленных групп товаров.

3. Осуществляет поиск поставщиков, изучает новые предложения от них, разрабатывает и обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.

4. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.

5. Размещает заказы у поставщиков.

6. Осуществляет документальное оформление сделок.

7. Отслеживает этапы выполнения заказов.

8. Осуществляет контроль исполнения обязательств сторон.

9. Принимает участие в приеме товаров и оформлении соответствующих документов.

10. Отслеживает оборот товара в организации, совместно с другими отделами.

11.

Права менеджера

Менеджера наделяют также рядом прав, среди которых можно выделить:

1. Непосредственное руководство ситуацией в рамках выделенной им компанией компетенции, дает права ее предоставления в различных организациях и учреждениях.
2. Право требовать подключения для своей работы максимально полной информационной базы, актуальных данных, без которых сотрудничество с поставщиками не представляется возможным.
3. При этом, менеджер вправе требовать предоставление информации как непосредственно от начальника отдела совершения продаж, так и заканчивая рядовыми специалистами, действуя напрямую.
4. В отношении руководства, менеджер вправе предоставлять отчет и предложения по своей деятельности, направленные на непосредственное улучшение работы компании.

Данная инструкция является типовой и обязательной к исполнению.