Как оптимизировать бизнес в организации: методы и примеры

Цели и задачи

Как и любая процедура, применяемая руководством предприятия или организации в ходе их непосредственной деятельности (будь это образовательное бюджетное учреждение, коммерческая торговая компания или промышленный комплекс), программа повышения производственных мощностей в обязательном порядке направлена на достижение конкретных поставленных задач и целей. Оптимизация процессов на предприятии любой отраслевой сферы деятельности характеризуется основными ключевыми моментами:

• увеличение производительности компании;
• улучшение качества обслуживания потенциальных клиентов и посетителей;
• повышение конкурентоспособности на рынке предоставляемых услуг;
• модернизация основополагающих процессов производственного цикла;
• повышение доходности фирмы;
• оценка соотношения существующих трудовых и физических ресурсов с затратами на их содержание;
• расширение бизнеса (в случае необходимости).

Естественно, что главной и безапелляционной целью любой фирмы, работающей на коммерческой основе, будет получение прибыли. Соответственно, задачи и цели оптимизации процессов управления торговой предпринимательской деятельностью будут направлены исключительно на повышение эффективности производственных мощностей и увеличение продаж.

Если речь идет о бюджетной структуре, то здесь упор делается на повышение качества работы сотрудников внутри самой организации. К примеру, оптимизация учебного процесса или оптимизация образовательного комплекса (ДОУ, ОШ, вуза) в целом должна быть направлена на улучшение методики преподавания, привлечение только высококвалифицированных специалистов и педагогов, изменение в структуре учебной программы специфики преподавания в целях максимальной отдачи от обучающихся. Здесь смысл заключается в том, чтобы для учеников процесс обучения стал легче, проще, понятнее, но при этом коэффициент полезной деятельности должен оставаться на том же уровне или даже повышаться.

Оптимизация бизнес-процессов в организации

Оптимизация бизнес-процессов в организации начинается с этапа планирования, когда необходимо составить список всех выявленных проблем, установить задачи по устранению этих проблем и закрепить за каждой задачей ответственное лицо. Желательно поставить конкретные сроки, но это не является обязательным если команда достаточно мотивирована.

Ответственные лица должны будут более глубоко разобраться в поставленной перед ними проблеме, для этого им потребуется тщательно их проработать в текущем бизнес-процессе, на основе чего сформировать свои предложения по решению поставленных задач.

Владелец бизнес-процесса

К наиболее эффективным ответственным лицам стоит внимательно присмотреться, возможно среди них найдется отличный владелец бизнес-процесса, который сможет помочь координировать дальнейшую работу бизнес-процесса.

Все коммуникации, встречи и предложения должны конспектироваться, это позволит мониторить ход выполнения задач, для этого идеально подойдет владелец бизнес-процесса. Статус проекта должен еженедельно обновляться и пополняться новостями по продвижению, это поможет участникам проекта по оптимизации бизнес-процесса ориентироваться в текущих задачах, это тоже работа владельца процесса.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Самое интересное в оптимизации бизнес-процессов это те проблемы, которые приходится решать, очень часто они возникают из-за длительного недопонимания его участников, поэтому хорошо поставленная коммуникация между ними может решить большую часть всех проблем, другая часть решается с помощью новых технологий производства, автоматизации, и других нововведений, не всегда технических. Подробно о методах оптимизации бизнес-процессов.

Внедрение сформированных предложений

Лица ответственные за решение поставленной перед ними проблематики должны были сформировать целостные, проработанные предложения по устранению конкретных проблем, задача владельца бизнес-процесса и руководства выбрать лучшие из лучших для их реализации.

Реализацию предложений необходимо поручить наиболее компетентным лицам, это могут быть те же самые ответственные лица (если это позволяет их профиль), ответственный департамент в организации или привлеченные подрядчики. При разработке и интеграции также необходимо осуществлять контроль качества внедряемых решений.

Оптимизация численности работников предприятия

Оптимизация работы – единственный правильный способ адаптировать численность сотрудников на предприятии к требованиям экономических реалий. Предложение просто сократить число работников в качестве варианта решения проблемы недостаточности финансирования фонда оплаты труда, является крайне близоруким и некомпетентным.

Неслучайно в самом начале акцептируется необходимость разделения персонала на «ядро» и «периферию». Первые генерируют деньги!

Оптимизация персонала на предприятии должно сводиться к перераспределению работников, обладающих отрицательной условной прибыльностью в пользу тех структурных подразделений, которым присуща безусловная положительная прибыльность (желательно, с большим отрывом)

Обратите внимание, истина проста. Однако связь именно такого перераспределения с ростом эффективности, прежде всего, финансовой, нуждается в доказательстве, чему и были посвящены предыдущие разделы

В чем же должно заключаться подобное перераспределение, и какова его идея? Рассмотрим:

1. Следует выявить на «периферии» явных аутсайдеров (тех, у кого условная убыточность больше остальных).
2. Следует провести анализ должностных инструкций всех служащих периферии. Крайне желательно провести максимальную унификацию их общих позиций.

3. Далее, следует выделить тех, у кого индивидуальных обязанностей меньше, чем у других.

4. Кроме того, нужно выделить и круг тех, у кого таких «уникальных» обязанностей больше.

Цель проведения такого анализа – выявление тех должностных инструкций, «уникальные» обязанности которых допустимо распределить среди других служащих «периферии» (при условии, если будет осуществляться грамотное нормирование обязанностей). Однозначно не должны затрагиваться те, у которых на данный момент «уникальных» обязанностей больше.

Выше уже отмечалось: оптимизация работников предприятия не должна быть направлена на массовое увольнение. (Есть мнение, что образование забастовочных тенденций в условиях экономического кризиса государственный орган контроля в сфере труда и занятости явно не одобрит). Если перераспределить обязанности наименее напряженных «периферийных» кадров между должностными инструкциями остальных, то образуются человеческие ресурсы. Вот из них нужно сделать сотрудников «ядра», безусловно, проведя их через переподготовку (т. е. снабдив их соответствующей компетенцией). Особенности данного подхода:

• Пригодность конкретного «периферийного» сотрудника под работу в «ядре» не является барьером. Ведь речь идет о перераспределении позиций в должностных инструкциях. То есть совсем необязательно брать именно данного работника, разделяя его инструкцию между остальными. В «ядро» можно взять наиболее подходящего, пропорционально перекинув его обязанности на других. Делятся позиции в должностной инструкции, а в «ядро» переходят конкретные люди.
• Под «ядром» правильно понимать некое хозяйство, генерирующее валовую прибыль компании. При вышеописанном подходе компания не плодит безработных, а увеличивает количество генераторов прибыли за счет избавления от неэффективной деятельности.

Признаки, указывающие на то, что нужна оптимизация

Все организации по-своему уникальны и поэтому даже одни и те же бизнес-процессы будут иметь свою специфику. Но все же, есть такие, присущие всем, особенности, говорящие о том, что внутренняя работа менеджмента должна быть перестроена.

Признак 1

Появились недовольные клиенты.

Уровень удовлетворенности клиентов услугами компании будет всегда влиять на срок их сотрудничества с агентством. Маркетинговый рынок имеет массу предложений и клиент легко найдет себе нового подрядчика

Значит, стоит обращать внимание на претензии от тех, с кем ведется сотрудничество

Причинами недовольства может быть недостижение целей, которые были поставлены на старте, а может проект не получает должного внимания или же не разрабатываются креативные решения. Все эти моменты должны быть проработаны заранее.

Есть такой инструмент, который поможет определить уровень недовольства клиентов — это метрика Net Promoter Score (индекс потребительской лояльности). С ее помощью можно рассчитать NPS. Для этого придется попросить клиентов оценить по 10-бальной шкале вероятность того, что они порекомендуют компанию еще кому-то. Выяснить категорию, в которой находится отвечающий, можно таким способом.

Если ответ дан в диапазоне от 0 до 6, то человек относится к типу критиков; от 7 до 8 — к нейтралам; от 9 до 10 — промоутерам. Вычислив процент каждой категории, можно подсчитать NPS по такой формуле: промоутеры (%) — критики (%). В результате будет получено число в диапазоне от -100 до +100, где первое число будет означать, что недовольны все, а последнее — что сотрудничеством удовлетворены все.

Эта метрика делает только первичную оценку удовлетворенности.

Признак 2

Во время отсутствия руководителя, сотрудники не способны действовать самостоятельно.

Каждый руководитель должен настраивать сотрудников так, чтобы они могли сами принимать решения и правильно действовать в любой ситуации. Ожидание руководителя с обеда или из отпуска для решения операционного вопроса — недопустимо — рабочий процесс должен быть четко регламентирован.

Признак 3

Периодическое возникновение авралов.

В ситуациях, когда какие-то сотрудники отсутствуют, их работу должны выполнять другие, иначе это будет чревато срывом сроков и ухудшением качества работы, чему клиенты точно не будут рады. Работники, конечно, не виноваты, но они должны выдерживать ту нагрузку, которая ляжет на их плечи.

Признак 4

Новым сотрудникам сложно войти в курс дела и они постоянно всех отвлекают.

Свежая голова — это всегда хорошо, но стоит понимать, что это потребует длительной адаптации и внимания всех коллег, в том числе и руководителя. Но в его силах сократить все сроки и смягчить процесс вхождения в суть дела.

Признак 5

Кадровая текучка.

Высокий показатель текучести кадров говорит о том, что внутренние процессы плохо налажены и текучка стала явным индикатором скрытых проблем.

Некоторые компании используют такую бизнес-модель, где коллектив организации составляют сотрудники без опыта, которые учатся сразу на текущих задачах. При этом владельцы экономят на зарплате, так как неопытный работник получает небольшой оклад. Но, такой подход имеет нехороший итог — качество работы таких сотрудников выходит очень низким, а сами работники, набравшись опыта, переходят в более высокооплачиваемые компании.

Поэтому, данная модель не лучший вариант, так как экономия в настоящем несет риски потери прибыли в будущем. Подрядчики постоянно теряют заказчиков, поскольку лица, контактирующие с клиентом часто меняются и это вызывает сбой  проектных планов.

Обязательные 4 правила эффективной оптимизации

Цель оптимизации бизнеса – улучшить продажи, увеличить эффективность работы, снизить недостатки. Однако для того чтобы такая структура работала, необходимо провести ряд процедур, которые направлены на изучение и составление модели ведения бизнеса на данном этапе.

Методы оптимизации процессов сегодня представлены в огромном количестве. Отличаются они по продолжительности, принципу внедрения, эффективности. Однако для того чтобы каждый используемый метод был действительно полезным для конкретного бизнеса, стоит соблюдать 4 основных правила оптимизации.

Правило №1 – Основа оптимизации

По сути, главная задача оптимизации – это сгруппировать все процессы бизнеса таким образом, чтобы в итоге он работал более продуктивнее, эффективнее, качественнее. Поэтому прежде чем проводить улучшение в отрасли или в бизнесе, в целом, необходимо выделить и разделить бизнес-процессы, составить условную пиктограмму, которая отвечает на вопросы:

• продолжительность бизнеса;
• эффективность и результативность (в цифрах прибыли);
• количество отделов, людей в каждом из отделов, количество руководителей и рабочего персонала;
• успехи на рынке за время существования;
• риски рынка;
• особенности ведения бизнеса, его специфика;
• ход протекания процессов.

Такая четкая структура позволяет увидеть «со стороны» все важные моменты и особенности конкретного бизнеса, в чем его «промахи», и какие действия дали результат. Проще говоря, основа оптимизации должна состоять из детального обзора конкретного предпринимательства, его целей и поставленных, но нереализованных задач.

Правило №2 – «Чистить рыбу с хвоста»

Данное правило дает возможность оценивать оптимальность от «частного к общему»

То есть, стоит обратить внимание на отдельные недостатки продуктивности, ее нереализуемые моменты. К примеру, есть задача продавать 10 машин в салоне Люкс класса

На сегодняшний момент реализация – 5 машин. Специалист, при разборе данной ситуации учитывает такие моменты, как:

• продолжительность бизнеса;
• количество персонала;
• специфика рынка;
• конкуренция;
• ценовая политика салона;
• наличие привлекательных моментов для покупателя;
• качество реализуемого товара.

На основе полученных данных можно составить график, который покажет количество продаж, и что для этого делалось ранее. Специалист оценивает перспективы, дает рекомендации, которые помогут улучшить продажи при соблюдении конкретных правил. То есть, изначально ставиться цель, оценивается модель оптимизации и проводится ее внедрение. Такая суть определяется термином «оптимизация». Если же целесообразно применение «от общего к частному», то тогда процесс будет называться «реинжиниринг» или комплексное, системное изменение всего бизнеса, начина с основания.

Правило №3 – Гибкость оптимизации

Если бизнес работает слаженно несколько лет, есть определенная стабильность, которая не улучшается в динамике, но и не ухудшается, то целесообразно перед проведением оптимизации провести дополнительное исследование взаимодействия всех внутренних процессов слаженной системы. В некоторых случаях оптимизация – это полное перенаправление бизнеса, что может негативно сказаться на отдельных, ранее прибыльных структурах. Поэтому гибкость в оптимизации должна «сглаживать» возможные негативные моменты, которые могут проявиться как сразу, так и через некоторое время после реструктуризации.

Правило №4 – Человеческий фактор

При проведении оптимизации стоит быть готовым к тому, что не все сотрудники смогут оценить любые новшества. Поэтому нередко наблюдается сокращение рабочих мест на предприятиях с оптимизацией процесса. В любом случае стоит понимать, что оптимизация не ставит за цель сократить рабочие места, она ставит цель – перераспределить рабочие моменты таким образом, чтобы весь бизнес только выиграл. По сути, исчезает такое понятие, как «ненужный» человек в офисе, каждый работник занимается своим делом, четко выполняет задачи, следует графику.

Алгоритм введения оптимизации может понравиться не каждому сотруднику. Особенно тем, кто выполняет работу не продуктивную, не направленную на основную цель – получение прибыли. Можно привести пример распределения рабочих обязанностей в стандартном офисе, где один отдел из 5 человек выполняет задачу привлечения клиентов, улучшения маркетинговой продукции, а другой отдел из 10 человек занимается доставкой продукции до клиента. По сути, прибыль бизнеса зависит от привлечения клиентов, а систему доставки можно оптимизировать.

Оптимизация предприятий в РБ

Закон (Гражданский кодекс) в Республике стоит на страже интересов трудящихся. Государство тщательно смотрит, чтобы в отраслях не было необоснованных увольнений и сокращений. Такой подход зачастую сильно связывает деятельность хозяев (учредителей) компаний, вынуждая их, порой, идти на поводу буквально у нерадивых бездельников.

Принятие представленной выше системы развития своей фирмы через оптимизацию кадровой системы может служить предпринимателя реальным выходом:

• предложение о дополнении должностных обязанностей (даже с ростом в заработной плате) – не равно приказу на сокращение должности;
• предложение на перевод в подразделение-генератор финансов – не увольнение;
• кредит, берущийся на погашение долгов по зарплате, превращается в инвестиционный заём.

Благодаря данной стратегии даже те предприятия, которые имеют фундаментальные трудности с формированием своего дохода получают реальный шанс на развитие.

В коммерции

Торговые предприятия, равно как и производственные, стремятся повышать свою эффективность в целях привлечения больших инвестиций и увеличения чистой прибыли от продаж. Оптимизация коммерческого бизнеса проявляется в основном в следующих методических шагах:

• корректная организация планирования;
• прогнозирование и изучение рынка;
• занятие правильной ниши на рынке товаров и услуг;
• выявление потребностей потенциального покупателя;
• замена невыгодных поставщиков на более приоритетных;
• закупка исключительно окупаемого товара;
• дополнительное стимулирование спроса (реклама);
• расширение товарного ассортимента (исключительно рациональное);
• правильное формирование ценообразования;
• улучшение организации сбыта и продажи товаров.

Коммерческое предприятие как никакое иное направлено в первую очередь на зарабатывание денег и получение прибыли. Поэтому оптимизация процессов сбыта направлена непосредственно на повышение доходности коммерческой фирмы.

Характеристика мероприятий по выявлению недостатков и их устранению

 Сами мероприятия проводятся после анализирования состояния внутренних резервов. Оно, в свою очередь, подразумевает дальнейшее формирование объединённого перечня функций распределённых внутри подразделения.

 Перечень по своему составу напоминает должностную инструкцию. Различие состоит в том, что его составляют на всё подразделение в целом, разбив внутри на формулирование функций по отдельным должностям. Можно сказать, что данный перечень, в каком-то смысле являет собой своеобразный список, где прослеживаются конкретные способы улучшения деятельности, касающиеся каждого работника в отдельности.

 Говоря про оценку успешности в отношении выполнения функций, имеется в виду проверка качества выполняемой работы, закреплённой за каждым отдельным сотрудником, согласно упомянутому выше перечня. Вследствие данной проверки могут выявиться различные недочёты у отдельного работника или группы сотрудников, которые он или они должны будут устранить.

 Последующие этапы мероприятий рассматривают такие меры, как выявление зависимости качественного выполнения функций от возникающих субъективных моментов, от факторов, возникающих вне подразделения, и так далее.

В управлении

Принятие решений – важнейшая составляющая управленческого комплекса на любом предприятии, хоть производственном, хоть торговом, хоть бюджетном. Любая оптимизация процессов в организации так или иначе предусматривает задействование человеческого фактора. От того, как будет построен рабочий процесс, и как в этом процессе будут взаимодействовать человеческие ресурсы, зависит производительность труда на фирме в целом. Грамотно составленный менеджмент и умение внедрять эффективные методы функционирования в процесс управления в целом позволят не только оптимизировать структуру взаимоотношений между сотрудниками, но и повысить рентабельность предприятия в комплексе.

Итак, какими методами можно достичь продуктивности менеджмента, как главного инструмента управления предприятием?

• Обеспечение легкой управляемости– чем проще будет сформирована структура взаимодействия и иерархического подчинения одних сотрудников другим, тем оперативнее и плодотворнее будут протекать все процессы в целом.
• Внедрение новых предложений по увеличению качественных показателей произведенной продукции в уже существующую систему менеджмента.
• Содействие в снижении такого показателя, как зависимость предприятия от человеческой составляющей – имеется в виду переход к автоматизированным системам труда.
• Обязательное установление контроля за результатами деятельности предприятия, а также проведение последующего анализа его рентабельности, исходя из оценки конкретных факторов.
• Минимизация издержек и затрат в тех сегментах, где это наиболее рационально.
• Планомерное и логически обоснованное разделение ответственности и соответствующих полномочий между функциональными отделами компании.
• Проведение тотальной проверки на предмет повторения выполняемых одних и тех же задач разными подразделениями во избежание нерационального распределения рабочего времени и функциональных обязанностей.

В чем заключается главная цель оптимизации процессов управления? В том, что правильно составленный аппаратом управления в лице руководства план мероприятий по внедрению продуктивных способов и ликвидации нерезультативных видов деятельности позволяет снизить расходы компании в целом, не ущемляя интересы работников.

Методы SEO-оптимизации

В процессе поисковой оптимизации могут использоваться белые, серые и чёрные методы. Это довольно условная квалификация, так как при злоупотреблении белой методикой поисковики могут признать ваше поведение чёрной оптимизацией и наказать за неё. Любой обман пресекается, поэтому добросовестные SEO-специалисты и маркетологи предпочитают следовать предписаниям поисковых систем. Они выбирают честные методы создания «правильных» сайтов и не нарушают установленных правил.

Белая оптимизация

Она включает в себя улучшение сайта: его дизайна, юзабилити, качества контента. Белой считается и оптимизация путём упоминания ресурса в различных пресс-релизах и обзорах. Важным направлением честной раскрутки является также адаптация ресурса под мобильные устройства, поскольку сегодня наблюдается интенсивное перераспределение между десктопным и мобильным поисковым трафиком в пользу последнего. Перечисленные действия никак не связаны с алгоритмами работы поисковиков, и рядовой пользователь их не замечает. Он видит исключительно сайт, наполненный качественным контентом, которым удобно пользоваться, и при попадании на него нет чувства отторжения.

Серая оптимизация

В этом случае оптимизаторы уже используют некоторые хитрости. В размещённые на сайте тексты вписываются специально отобранные ключевые слова, по которым может осуществляться поиск потенциальными клиентами. Такие запросы могут иметь не слишком естественный вид, поэтому копирайтер должен постараться написать максимально органичный текст, способный заинтересовать читателя. При этом нужно придерживаться строгих правил по части соотношения между ключами и общим размером текста. Используются такие приёмы, как вписывание ключевых слов в alt, H1, meta description, title и т. п. Это не приветствуется поисковыми системами, но за подобные действия практически не наказывают, поэтому можно не опасаться. Главное — не злоупотреблять серой оптимизацией. Желающим освоить такие приёмы можно дать несколько советов:

правильно подберите подходящие ключевые запросы

Важно, чтобы они были средне- и низкочастотными (до 10 тысяч в месяц);

проследите, чтобы копирайтер подготовил качественные тексты и при этом соблюдалось необходимое соотношение между ключевыми словами и общим объёмом, контент был уникальным и с низким уровнем академической тошноты;

не допускайте, чтобы тексты превратились в несвязный набор ключевых слов с постоянными повторами. Поисковые роботы сразу заметят подвох

Фразы вроде «купить микроволновка Питер», которые встречаются по всему тексту, звучат коряво и сигнализируют о том, что вы схитрили.

Чёрная оптимизация

Такое SEO абсолютно нелегально, и поисковые системы строго за него наказывают. В качестве примера чёрной раскрутки можно привести создание сайтов-дорвеев, которые оптимизируются под один запрос, чтобы выйти в лидеры поисковой выдачи. Ещё один приём — клоакинг, суть которого в демонстрации роботу одного ресурса, а пользователю — другого, с совершенно разным контентом. Особой разрушительностью и опасностью отличается самовольное паразитирование на чужом популярном ресурсе. Его взламывают и размещают многочисленные ссылки на свой сайт. Методом чёрной оптимизации является также создание сателлитов. Это множество небольших сайтов со ссылками на ресурс, который продвигается.

Методы моделирования бизнес-процессов

• Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) – способ графического описания работы с применением особых символов для каждой операции, набора данных, единицы оборудования, исполнителя. В результате на схеме демонстрируется логическая последовательность всех операций. Это гибкий подход, он дает возможность при необходимости рассмотреть один комплекс действий сразу в нескольких вариантах.
• Data Flow Diagram – изображение передачи данных между операциями, для характеристики информационной стороны бизнес-процесса. Это позволяет наблюдать данные на входе в систему и в каждую операцию в отдельности, и соответствующую информацию на выходе. Также в ней отображается, какими способами сведения претерпевают изменения и где хранятся. Деятельность компании раскладывается на логические информационные уровни, причем базовая схема улучшается добавлением подробных описаний подпроцессов, тоже имеющих свою внутреннюю структуру.
• Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Под ролью здесь понимается каждый элемент, выполняющий ту или иную функцию. Каждая часть описывается, и анализируется отдельно, а затем рассматривается их взаимодействие.
• IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) – это целый набор аналитических средств, применяемых не только в управлении бизнесом, но и во многих других сферах. Чаще всего встречаются варианты IDEF0 и IDEF3. Первый из этих вариантов представляет собой модель функций, причем сложные функции делятся на более простые составляющие, а затем различные блоки логически объединяются посредством стрелок. При использовании IDEF3 речь идет о «поведенческом» описании: демонстрируется поток работ либо переходные состояния объектов.
• Цветные сети Петри – график, на котором представлены действия и события, символизирующие переход из одной стадии в другую. Таким образом можно увидеть, что приводит к тем или иным изменениям, насколько быстро и эффективно.
• Unified Modeling Language – графический язык для визуализации, специфицирования, конструирования и документирования процессов и систем. Комплекс из девяти видов диаграмм, описывающих разные аспекты: классы, объекты, прецеденты, последовательности, кооперации, состояния, деятельность, компоненты, развертывание. В результате получается представление очередности действий сотрудников и работы различных объектов внутри организации. Схема может разветвляться, в ней отмечаются разнообразные условия и исключения из правил.
• ARIS (Architecture of Integrated information Systems) – методология и соответствующее семейство программных продуктов. Они используются для структурированного описания, анализа и последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия. Система наглядно показывает правила деятельности предприятия и значения  показателей результативности. Так можно определить желаемые характеристики работы компании, совершенствовать архитектуру, улучшить процессы, рационально распределять ресурсы. Инструмент определяет весь цикл разработки – анализ требований, спецификация информационной системы и описание физической реализации.

Методы моделирования бизнес-процессов реализованы в специальных компьютерных программах, позволяющих оперативно визуализировать «картинку» при вводе данных. Каждую из методологий можно изучить в рамках специализированных образовательных программ. Инструментальные средства рассматриваются отдельности, углубленно, или обзорно, в сравнении. Именно накапливание систематизированных знаний обо всех моделях, рассмотрение примеров практического применения и способов использования в различных ситуациях помогает успешно использовать разные методики при реальном руководстве предприятием.

Необходимые знания можно получить, например, в ВШБИ НИУ ВШЭ на программе второго высшего образования «Управление информационными технологиями в бизнесе» и на программах  профессиональной переподготовки «Операционная эффективность бизнеса и совершенствование», «Информационная бизнес-аналитика». 

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство и инструкция

Составим небольшой алгоритм действий, чтобы читатель понимал, как реализация и внедрение будет выглядеть вживую. Какие включает в себя этапы, в какой последовательности.

Итак, действовать предстоит следующим образом:

Изучаем рентабельность. То есть, подсчитывают все ключевые показатели, соотносится время, затраченные ресурсы и предположительный результат

А также обращается внимание на то, как сотрудники воспринимают новшества. Если позитивно, то процесс внедрения будет проще и быстрее.
Исключается пустая работа

Весь алгоритм полностью проверяется на наличие процедур, которые можно сократить. Избавляемся от ненужного. А также сравниваем результативность каждого такого действия и затраченные на него ресурсы.
Создаем схемы процесса, которые отвечают всем целям и задачам. Ориентироваться нужно именно на цель, а не на ресурсы. Уже потом стоимость можно уменьшать путем снижения некоторых аспектов. Но для базы создаем именно идеальный порядок с высшими показателями эффективности.
Анализируем итог, документально фиксируем результаты, сравниваем с ожиданиями.

Этапы оптимизации

Работа по оптимизации бизнес-процессов делится на пять этапов. Поговорим подробнее о каждом из них:

1. Описание процессов организации. Анализ и оптимизация бизнес-процессов неразрывно связаны между собой. Без определения функций каждого отдела и сотрудника невозможно начать эффективную оптимизацию. Вроде шаг кажется само собой разумеющимся, но на деле большинство компаний об этом забывают, и это большая ошибка. Лучше начать изучение процессов через цепочку добавленной стоимости. Есть компании, которые поставляют в вашу организацию ресурсы или товары или выполняют дополнительные функции, в которых нуждается ваш клиент. Поймите, на какой стадии и каким образом осуществляется формирование добавленной стоимости итоговой продукции. Применение такой стратегии позволяет быстро вычислить точки выхода и входа в компанию. Таким образом, вы сможете изучить рабочий процесс предприятия целиком, разъяснить персоналу, кто и чем занимается, отделить рабочие процессы, нуждающиеся в первоочередной оптимизации, определиться со способами улучшения качества услуги или товаров. Во время проведения исследований вы поймете, что кроме ключевых процессов,есть еще и поддерживающие. Как правило, их не нужно финансировать, ведь они формируют инфраструктуру предприятия и помогают непрерывному функционированию главных процессов. Существуют еще процессы развития, отвечающие за будущую прибыль.
2. Назначение ответственных лиц. Система оптимизации бизнес-процессов построена таким образом, что не может функционировать без контроля. А потому назначается ответственный за ее проведение. Причем один человек должен осуществлять общее руководство, а другие — контролировать каждый этап. Управляющий должен быть не только обязательным, но и уметь координировать работу подчиненных. Таких руководителей можно сравнить с вечной батарейкой, потому что они должны постоянно работать и оптимизировать производство. По этой причине должностные обязанности должны быть четко изложены, для этого достаточно прописать обязанности во внутреннем регламенте предприятия.
3. Осуществление оптимизации. Вот мы и подошли к оптимизации бизнес-процессов предприятия. Для нее отведен только третий этап, потому что сначала нужно подготовиться. Не стоит думать, что в каждой организации полный порядок. На любом предприятии можно обнаружить несколько десятков проблем. А после обнаружения надо действовать в соответствии с планом. Сперва нужно дать оценку всем процессам компании, а также исключить повторение должностных обязанностей. Следующим шагом станет вычисление времени на каждый из бизнес-процессов, проведение сравнительного анализа со средними показателями, подгонка под реальные показатели. Дальше надо организовать эксплуатационный анализ по ресурсам производства. Нужно проследить перемещение ценностей и сведений в компании и искоренить участки, на которых есть потери и того, и другого. Завершающим этапом станет анализ эффективности использования ресурсов на каждом процессе.
4. Автоматизация основных процессов предприятия. Не зря этот шаг прописан в четвертом пункте, ведь прежде чем приступать к нему, необходимо четко понимать, как будет проходить оптимизация. Если на предприятии царит полная неразбериха, то как не оптимизируй процесс, толку от этого будет ноль. Единственное, чего получится добиться, — больших финансовых трат и потери времени.
5. Оценка итогов. Оптимизация управления бизнес-процессами преодолена, как и сама реорганизация. Самое время подвести итоги. Если операция была правильно проведена, то результатом станет ликвидация повторяющихся должностей и обязанностей сотрудников, курирование выполнения работы трудящимися, уменьшение количества ошибок и снижение влияния человеческого фактора в производстве, внедрение системы коэффициентов полезного использования, которая мотивирует сотрудников, сформировавшаяся база знаний о процессах организации, уменьшение нарушений на производстве из-за нехватки кадров или отсутствия ресурсов, нахождение финансов, не участвующих в обороте, и их ликвидация, минимизация закупок ненужной продукции.

Страшная правда о бережливом производстве

О бережливом производстве, равно как и ЛИН-технологиях, идет неоднозначная молва. С одной стороны, это что-то крутое, пришедшее к нам в Россию с Запада. Бережливое производство – основа – сокращение потерь и издержек – родилось в Японии в 1950 годах, позже совершенствовалось в Америке, в России – с 2004 года. 

Работая в крупной российской компании руководителем направления по оптимизации, мы с коллегами не только оптимизировали процессы, но и обучали линейный менеджмент самостоятельно совершенствовать свои процессы. За плечами – более 20  процессов, самая большая гордость – процесс с экономическим эффектом более 21 млн. рублей.

Обладая опытом работы с этой сфере более 7  лет, могу с уверенностью сказать, что применить методы бережливого производства можно абсолютно в любой деятельности и сфере. Когда думаешь о возможностях сокращения издержек и потерь – дух захватывает! Обидно, что мало кто об этом знает.