Описание нотации idef0

Введение

Требования к описанию бизнес-процессов предприятий

Основная задача данного аналитического исследования состоит в том, чтобы ответить на ряд вопросов, возникающих у руководителей и специалистов в начале проекта по моделированию и реорганизации бизнес-процессов предприятия

Наиболее часто в этом случае задают следующие вопросы (по степени важности для спрашивающих):

• какое программное обеспечение использовать в проекте (“ARIS лучше BPWin”, “ERWin лучше ARIS” и т.п.);
• как моделировать процессы с использованием продукта?
• как проводить анализ и выявлять проблемы при помощи продукта?
• какую методологию использовать для описания процессов?

В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество CASE-систем, многие из которых позволяют, так или иначе, создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. Очевидно, что выбор системы в значительной мере определяет весь дальнейший ход проекта. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании, и ее специалистами нескольких аспектов:

• целей проекта;
• требований к информации, характеризующей бизнес-процессы и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;
• возможностей CASE-систем по описанию процессов с учетом требований п.2.

Говорить о преимуществе той или иной системы/нотации бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, основные задачи, которые данные проект должен решить. В настоящем исследовании сделана попытка провести сравнение наиболее популярных нотаций, используемых для описания бизнес-процессов, и двух систем, поддерживающих эти нотации. Предполагается, что данное исследование послужит основанием для дискуссии, посвященной проблемам эффективного применения CASE-систем для описания и анализа бизнес-процессов предприятий.

Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO-9000 и т.д. Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

• какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
• в какой последовательности выполняются эти процедуры;
• какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
• кто выполняет процедуры процесса;
• какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
• какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
• какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
• какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;
• какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды, позволяющих отразить все указанные выше аспекты. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, т.к. ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации.

Связи

Связи выделяют существенные взаимоотношения между дейст­виями. Все связи в IDEF3 являются однонаправленными, и хотя стрел­ка может начинаться или заканчиваться на любой стороне блока, обо­значающего действие, диаграммы IDEF3обычно организуются слева направо таким образом, что стрелки начинаются на правой и заканчи­ваются на левой стороне блоков. В табл. 3.1 приведены три возмож­ных типа связей.

Связь типа «временное предшествование». Как видно из назва­ния, связи этого типа показывают, что исходное действие должно пол­ностью завершиться, прежде чем начнется выполнение конечного действия. Связь должна быть поименована таким образом, чтобы че­ловеку, просматривающему модель, была понятна причина ее появления. Во многих случаях завершение одного действия инициирует на­чало выполнения другого, как показано на рис. 3.3. В этом примере автор должен принять рекомендации рецензентов, прежде чем начать вносить соответствующие изменения в работу.

Таблица 2.1

Рис. 3.3. Связь типа “временное предшествование” между действиями 1 и 2.

Связь типа «объектный поток». Одна из наиболее часто встре­чающихся причин использования связи типа «объектный поток» за­ключается в том, что некоторый объект, являющийся результатом вы­полнения исходного действия, необходим для выполнения конечного действия. Обозначение такой связи отличается от связи временного предшествования двойной стрелкой. Наименования потоковых связей должны четко идентифицировать объект, который передается с их по­мощью. Временная семантика объектных связей аналогична связям предшествования, это означает, что порождающее объектную связь исходное действие должно завершиться, прежде чем конечное дейст­вие может начать выполняться.

Связь типа «нечеткое отношение». Связи этого типа использу­ются для выделения отношений между действиями, которые невоз­можно описать с использованием предшественных или объектных связей. Значение каждой такой связи должно быть определено, поскольку связи типа «нечеткое отношение» сами по себе не предпо­лагают никаких ограничений. Одно из применений нечетких отно­шений — отображение взаимоотношений между параллельно выпол­няющимися действиями. Наиболее часто нечеткие отношения используются для описания специальных случаев связей предшествования, например для описа­ния альтернативных вариантов временного предшествования.

Распространенные мифы и заблуждения

Не «изобретайте велосипед»! Не нужно придумывать свои нотации.

Нередко люди вместо того, чтобы изучить особенности существующих нотаций, рисуют графики в произвольной форме в различных графических программах.

Я не рекомендую так поступать. Во-первых, при использовании готовых инструментов вам не потребуется изобретать свои обозначения и стандарты. Все давно придумано до вас. При этом стандартные нотации действительно понятны интуитивно, читаются однозначно, известны многим людям. Во-вторых, в готовых системах (IDEF3, BPMN 2.0 и пр.) имеется проработанная методология и строгие ограничения. Их можно воспринимать как язык программирования и среду для работы с этим языком. Здесь вы просто не сумеете совершить многих ошибок, от этого вас уберегут стандарты синтаксиса и сама среда (ограничения в редакторе, автоматические проверки).

Не путайте описания бизнес-процессы компании и бизнес-процессы IT систем.

Во многих автоматизированных системах, например, 1С или Zoho CRM, существуют собственные сущности с названием «бизнес-процессы». Но к описываемым в этой статье бизнес-процессах эти сущности не имеют никакого отношения. Считайте их «омонимами», т.е. термины вроде звучат одинаково, но в нашем случае это – описание работы компании, а в IT системах – название группы функций и отчетов.

Распространенная ошибка: Бизнес-процесс обязательно приносит ценность (прибыль).

О том, что бизнес-процессы должны приносить прибыль, я слышал даже от известных спикеров. Более того, видел даже “разбор ошибок” при создании бизнес-процесса, в котором очень много внимания уделяется тому, что 70% действий не несут никакой ценности.

На самом деле, бизнес-процессы бывают разными. Результатом каких-то будет и правда получение прибыли, например, прямые продажи. В других случаях о приобретении ценности и вообще об оценке действий с этой точки зрения говорить сложно. Например, как можно оценить, какую ценность приносит бизнес-процесс отгрузки товара или формирования и отправки налоговой отчетности?

Я считаю, что бизнес-процесс совсем не обязательно приносит какую-то ценность, если понимать ее как непосредственную прибыль компании. Внедрение процессно-ориентированного подхода и реализация бизнес-процессов направлены больше на другое — на сохранность ценности, т.е. получению большей результативности при тех же затратах.

Возможно ли создать идеальный бизнес-процесс — когда следует остановиться?

Нет. Бизнес—процесс должен быть простым, понятным, удобным, читабельным. Но идеальным он не будет никогда.

Когда я начинал работать, мне и самому все время казалось, что я что-то недорабатываю, где-то можно было бы сделать лучше. А нередко и клиенты меня просили детализировать и описать подробнее тот или иной процесс. И я это также считал своим недочетом.

На самом деле, исходя из всего выше описанного, моделирование бизнес-процесса — это некоторое допущение, процесс творческий. С другой стороны, я в свое время не знал даже что ответить на просьбы описать еще “это” и “вон то”. Но со временем я понял, что бизнес-моделирование — это не просто творчество, но некий диалектический процесс. И уже само создание бизнес-процесса всегда будет нести в себе собственное отрицание. Здесь действительно стоит подходить к вопросу с философской точки зрения. И создавая бизнес-процесс, нужно помнить, что мы не можем охватить все и сразу, а потому он всегда будет несовершенен. Но при этом мы уже закладываем в него то, что будем совершенствовать в будущем. Стоит к этому подходить просто как к факту.

Ваш бизнес-процесс должен решать поставленную задачу, отвечать на тот вопрос, который рассматривается в рамках проекта. Все остальное — вопрос будущего возможного сотрудничества. Именно так и стоит пояснять заказчикам, почему вы не детализируете какие-то процессы или не рисуете еще какой-то бизнес-процесс, связанный с обсуждаемым.

Оформление моделей

Использование цветовой палитры. В диаграмме BPwin вы мо­жете выбрать цветовую гамму для действий, стрелок и текстовых бло­ков. Использовать цвет на диаграммах не обязательно, но это может быть полезным для:

• выделения недостаточно проработанных моментов;
• выделения внесенных изменений;
• отображения похожих по смыслу объектов.

Изменение цвета блоков диаграммы осуществляется с использо­ванием цветового редактора (рис. 6.9). Чтобы изменить цвет объекта, необходимо:

• щелкнуть правой кнопкой мыши на объекте, выбрать в появив­шемся меню пункт «Color editor»;
• выбрать необходимый цвет объекта из предложенной палитры.

Рис. 6.9

Выбор атрибутов шрифта. Атрибуты шрифта, такие, как тип, размер и стиль, могут использоваться для выделения или группировки функциональных блоков (рис. 6.10). Для изменения шрифта сле­дует:

• щелкнуть правой кнопкой мыши на объекте, выбрать в появив­шемся меню пункт «Font editor»;
• выбрать необходимый шрифт и, при необходимости, задать его атрибуты.

Сделанные изменения можно применить и ко всем аналогичным объектам на диаграмме, включив соответствующие опции в левом нижнем углу окна диалога.

Рис. 6.10

Оформление стрелок

Использование стилей применяемых в диаграмме стрелок важно для целостности и удобочитаемости созда­ваемых диаграмм IDEF0. Вы можете изменять вид стрелок, устанав­ливая их толщину, форму и цвет

Цвет стрелки выбирается с использо­ванием редактора цветов, как описано выше. Толщина стрелок также может быть изменена, что применяется для выделения отдельных процессов на диаграмме. Для изменения толщины стрелки необхо­димо:

• щелкнуть правой кнопкой мыши на стрелке и выбрать в меню пункт «Style editor»;
• выбрать необходимую толщину стрелки в разделе «Thickness».

Следует обратить внимание на форму стрелки, которая определе­на в соответствии с используемой методологией. Стрелки типа «Relational» не описаны в методологии IDEF0, но могут использовать­ся, если строгое следование IDEF0 не обязательно

Диалог выбора ви­да и оформления стрелки приведен на рис. 6.11

.

Рис. 6.11

IDEF0

Нотация IDEF0 обычно используется для описания процессов верхнего уровня, хотя и позволяет описать всю деятельность компании. Отличительной возможностью нотации является возможность отображения не только входов и выходов каждого блока, но и «управления» и «механизмов». Вместе с дополнительными возможностями повышается и требования к квалификации бизнес-аналитиков, которые занимаются моделированием процессов в нотации IDEF0. Так, например, не всегда очевидно, что к «управлению» стоит относить технические нормативы и спецификации, но не следует относить должностные инструкции или начальника производства. Споры возникают и вокруг «механизмов» управления процессом, поскольку каждый специалист имеет склонность толковать данное понятие по-своему.

Нотация IDEF0

Несмотря на наличие дополнительных свойств, в виде «управления» процессом, нотация IDEF0 по-прежнему остается статичной и не способна отразить, как именно меняется ход выполнения процесса под воздействием этого самого «управления».

Количество блоков на схеме IDEF0 обычно жёстко ограничено инструментом для моделирования и, как правило, не превышает 9. Зачастую такого количества оказывается недостаточно, из-за чего особо крупные процессы приходится дробить на несколько диаграмм, что вызывает определенные неудобства.

При построении процессов в нотации IDEF0 рекомендуется рисовать блоки не в очередности их выполнения, а в порядке доминирования: от самых важных до второстепенных; однако многие специалисты по бизнес-моделированию игнорируют данную рекомендацию, предпочитая располагать блоки наиболее наглядным способом.

Несмотря на описанные недостатки и относительную сложность восприятия графических схем рядовыми сотрудниками предприятия, нотация IDEF0 по-прежнему остаётся одной из самых популярных среди консультантов и специалистов в сфере управленческого консалтинга.

Самым известным российским продуктом, поддерживающим построение процессов в нотации IDEF0, является Business Studio, поддержку данной нотации имеет также Microsoft Visio.

IDEF3

Нотация IDEF3 чаще применяется для построения процессов нижнего уровня, могут также использовать при декомпозиции блоков процесса IDEF0. В отличие отIDEF0 данная нотация не поддерживает отображение «механизмов» и «управления», зато отображает очередность выполнения работ персоналом. Несмотря на схожесть с нотацией FlowChart, имеет некоторые существенные отличия. Во-первых, весь процесс строится не сверху вниз, а слева направо и при этом, как правило, ограничен количеством используемых блоков на одну диаграмму. Во-вторых, нотация изначально предназначалась для технических специалистов, поэтому содержит специальные перекрёстки, такие как, «XOR», «Synchronous OR», «Asynchronous OR», «Synchronous AND» и «Asynchronous AND», знакомые программистам, но требующие дополнительное пояснения менеджерам предприятия.

Нотация IDEF3

В отличие от IDEF0, данная нотация не получила такого широкого распространения, большинство самых популярных программных продуктов предпочли использовать альтернативные нотации для отображения процессов нижнего уровня.

Функциональные возможности продуктов ARIS и BPWin

Функциональные возможности инструментальных средств моделирования ARIS Toolset и BPWin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач. В данном исследовании рассматривается задача формирования моделей (описания) бизнес-процессов предприятия. Каждая из рассматриваемых систем имеет свои преимуществ и недостатки. В зависимости от решаемых задач эти преимущества могут как усиливаться, так и наоборот. То же касается и недостатков: недостаток системы в рамках одного проекта, может не быть недостатком в рамках другого. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках eEPC ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 системы BPWin позволяет решить эту задачу. С другой стороны, описание процедуры, выполняемой одним сотрудником, может быть описано более адекватно при помощи eEPC ARIS, чем IDEF0 или IDEF3 BPWin. Сравнение функциональных возможностей систем приводится в следующей таблице.

Таблица 5.

Сравнивая две системы, следует сразу отметить, что для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. Для удобства пользователя модели (объекты моделей) могут храниться в различных группах, организованных в зависимости от специфики проекта. Вполне естественно, что в ARIS-е предусмотрены различные функции по администрированию базы данных: управление доступом, консолидация и т.п. В BPWin данные модели хранятся в файле, что существенно упрощает работу по созданию модели, но с другой стороны ограничивает возможности по анализу объектов модели. В Model Mart так же предусмотрено администрирование базы данных.

Часто одним из недостатков BPWin сторонники ARIS-а называют ограничение по количеству объектов на диаграмме. Однако опыт реальных проектов показывает, что для проекта, результаты которого можно реально использовать (критерий – обозримость), количество объектов в базе данных ARIS или модели BPWin составляет 150-300. Это означает, что при 8 объектах на одной диаграмме, общее количество диаграмм (листов) в модели составит 20-40. Базы данных ARIS Toolset (как и BPWin), содержащие более 500 объектов, фактически невозможно использовать. Следует подчеркнуть, что модель создается для выделения и анализа проблем, т.е. требуется детальное описание наиболее сложных, проблемных областей деятельности, а не тотальное описание всех процессов. Как ни странно, среди директоров компаний существует вера в то, что детальное описание процессов само по себе представляет ценность и может решить многие проблемы. Это далеко не так. Именно понимание того, что нужно описывать и какие аспекты функционирования реальной системы при этом отражать, определяет успех проекта по моделированию бизнес-процессов.

ARIS предоставляет существенно больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, но именно вследствие чрезмерного количества настроек работа по созданию модели должна регламентироваться сложной, многоаспектной документацией – т.н. “Соглашениями по моделированию”. Разработка этих “Соглашений” само по себя является сложной, дорогой и требующей значительного времени (1-3 месяца) и квалифицированных специалистов задачей. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, составляет 80-90%. В свою очередь, BPWin отличается простотой в использовании, и достаточной строгой регламентацией при создании диаграмм (стандарт IDEF и рекомендации по его применению, бланк IDEF для создания диаграммы, ограниченное количество обязательно заполняемых полей, ограничение количества объектов на одной диаграмме и т.д.). ARIS, безусловно, является более “тяжелым” инструментом, по сравнению с BPWin, но это в итоге оборачивается значительными трудностями и высокими затратами на его эксплуатацию.

Корректировка диаграммы

При анализе полученной диаграммы возникает вопрос, по каким правилам происходит генерация отчетов? Необходимо наличие заранее сформированных шаблонов, по которым будет производиться выборка из БД, причем эти шаблоны должны соответствовать запросам и должны быть заранее определены. Кроме того, клиенту должна быть предоставлена возможность выбора формы отчета.

Скорректируем диаграмму, добавив в нее стрелки «Шаблоны отчетов» и «Запросы на изменение БД» и туннельную стрелку «Клиент системы»

Туннелирование «Клиента системы» применено для того, чтобы не выносить стрелку на диаграмму верхнего, так как функция выбора формы отчета не является достаточно важной для отображения ее на родительской диаграмме

Изменение диаграммы потянет за собой корректировку всех родительских диаграмм (рис. 2.13 — 2.15).

Декомпозицию работы «Выполнение запроса» целесообразно провести при помощи диаграммы DFD (лабораторная работа № 3), так как методология IDEF0 рассматривает систему как совокупность взаимосвязанных работ, что плохо отражает процессы обработки информации.

Рис. 2.13. Декомпозиция работы «Обработка запроса клиента»

Рис. 2.14. Декомпозиция работы «Обслуживание клиента системы»(вариант 2)

Рис. 2.15. Контекстная диаграмма системы (вариант 2)

Перейдем к декомпозиции последнего блока «Изменение БД». С точки зрения клиента, данные системы располагаются в одной БД. Реально в системе присутствует шесть БД:

• БД пользователей,
• БД студентов,(вариант 2)
• БД вакансий,
• БД успеваемости,
• БД тестов,
• БД экспертных оценок,
• БД резюме.

Согласно цели моделирования клиенту важно понимать, что поступившие данные не сразу обновляются в системе, а проходят дополнительный этап обработки и контроля. Алгоритм изменения можно сформулировать следующим образом:

• Определяется БД, в которой будет изменяться информация.
• Оператором формируется временный набор данных и предоставляется администратору.
• Администратор осуществляет контроль данных и вносит их в БД.

Данную модель реализовать другим способом, предоставив возможность обновления БД непосредственно по запросам, минуя процесс контроля данных. В этом случае необходимо обеспечить контроль целостности БД для избежания ее повреждения. В этом случае диаграмма будет выглядеть следующим образом (рис. 2.17).

Рис. 2.16. Декомпозиция работы «Изменение БД»

Рис. 2.17. Декомпозиция работы «Изменение БД» (вариант 2) Для первого варианта, изображенного нарис. 2.12

Проведение дальнейшей декомпозиции «Изменения БД» будет усложнять модель, объясняя, как осуществляется физическое изменение БД в системе. При этом пользователь не получит никакой дополнительной информации о работе системы службы занятости. Декомпозицию этой работы целесообразно проводить в процессе проектирования БД системы на этапе создания логической модели БД.

Декомпозиция работы «Выполнение запроса» будет проведена в следующей лабораторной работе, иллюстрируя применение диаграмм DFD для описания процессов обработки информации.

Проведем количественный анализ моделей, изображенных на рис. 2.12 и 2.13, согласно вышеописанной методике. Рассмотрим поведение коэффициента ^ у этих моделей. У родительской диаграммы «Обработка запроса клиента» коэффициент равен 4/2 = 2, а диаграммы декомпозиции 3/3 = 1. Значение коэффициента убывает, что говорит об упрощении описания функций с понижением уровня модели.

Рассмотрим изменение коэффициента К_bу двух вариантов моделей.

для второго варианта

Коэффициент К_bне меняет своего значения, следовательно, сбалансированность диаграммы не меняется.

Будем считать, что уровень декомпозиции рассмотренных диаграмм достаточен для отражения цели моделирования, и на диаграммах нижнего Уровня в качестве наименований работ используются элементарные функции (с точки зрения пользователя системы).

Подводя итоги рассмотренного примера необходимо отметить важность рассмотрения нескольких вариантов диаграмм при моделировании системы. Такие варианты могут возникать при корректировке диаграмм, как это было сделано с «Обработкой запроса клиента» или при создании альтернативных реализаций функций системы (декомпозиция работы «Изменение БД»)

Рассмотрение вариантов позволяет выбрать наилучший и включить его в пакет диаграмм для дальнейшего рассмотрения.

Другие виды диаграмм IDEF0

В дополнение к контекстным диаграммам и диаграммам декомпо­зиции другие типы диаграмм BPwin позволяют упростить представле­ние и разработку модели. Например, может оказаться необходимым разработать сценарий «что-если» для модели.

В этом разделе будет рассмотрено создание двух типов моделей:

• диаграммы «только для представления» (For Exposition Only — FEO);
• древовидные диаграммы.

При правильном использовании эти типы диаграмм упрощают до­кументирование моделей.

Создание диаграмм FEO. Диаграмма FEO может быть использо­вана для пояснения какой-либо части процесса, отражения особой точки зрения или выделения функциональных деталей, которые не­возможно показать с использованием синтаксиса IDEF0. Диаграммы FEO могут снабжаться дополнительным поясняющим текстом и не обязательно должны разрабатываться с учетом ограничений стандар­та IDEF0. Диаграммы FEO могут быть ассоциированы с любой суще­ствующей в модели диаграммой, но они не являются иерархической частью модели. Диаграмма FEO — копия любой существующей в мо­дели диаграммы. Диаграмма идентифицируется с помощью:

• задаваемого разработчиком имени;
• идентификатора вида AxF, где х — исходная диаграмма, а символ F показывает, что диаграмма имеет тип FEO.

FEO-диаграммы добавляются в модель с использованием пункта «FEO diagram» меню «Insert». В диалоге «Create New FEO Diagram» выберите один из следующих типов диаграммы для копирования:

• если Вы выбираете «Context», просто напечатайте имя новой диа­граммы в поле «Name»;
• если Вы выбираете «Decomposition», активизируется выпадаю­щий список «Copy From», показывающий все диаграммы деком­позиции в модели.

После нажатия ОК FEO-диаграмма будет создана и отображена на рабочем столе BPwin.

Так же как и для любой другой диаграммы, вы можете открыть диалог ввода свойств FEO-диаграммы.

Создание древовидных диаграмм (Node Tree Diagrams). Древо­видные диаграммы используются для отображения структуры модели в целом. В них, как правило, вершина (самый верхний узел) соответст­вует диаграмме контекстного уровня. Однако в качестве вершины мо­жет быть использован любой функциональный блок модели, при этом его подблоки будут показаны в качестве ветвей дерева.

Просмотр моделей с использованием древовидных диаграмм поз­воляет акцентировать внимание на функциональной декомпозиции мо­дели безотносительно к существующим внутри и вне модели потокам. При изменении структуры древовидная модель перестраивается автоматически по мере внесения изменений

Древовидные модели нумеруются по шаблону AxN, аналогично диаграммам FEO.

Древовидные диаграммы добавляются в модель с использованием пункта «Node tree» меню «Insert».

При этом выводится диалог «Node tree definition», в котором зада­ются:

• имя;
• функциональный блок вершины;
• количество отображаемых уровней;
• параметры форматирования.

После нажатия ОК древовидная диаграмма создается и высвечи­вается на рабочем столе BPwin.