Как правильно вести складской учет товаров?

Оптимизация учета на складе

Не всегда предприятие ограничивается наличием всего лишь одного склада. На промышленных предприятиях складов может быть несколько.

Внутри предприятия склады могут располагаться рядом и соединяться как можно более комфортно для обеспечения удобства ведения учета складского хозяйства.

Если на предприятии избыток продукции, логично будет завести несколько складских помещений

Важно, чтобы связь между ними осуществлялась органично и непрерывно для большего удобства ведения учета. Как вести учет на таком складе, должен решать глава складского хозяйства предприятия, но в подобных случаях целесообразно использовать специализированные складские программы

Как правило, приказом определяется нумерация складов и выделяется центральный склад, где хранится основная масса необходимой продукции или материалов.

Если цеховое производство требует немедленного доступа к некоторым необходимым материалам, в этом случае они не хранятся на центральном складе.

Для цехов оборудуются отдельные складские помещения, куда всегда есть доступ ко всему, что требуется для производства. Центральный склад обязан регулярно пополнять материальные запасы таких складских помещений, чтобы не было полного расходования запасов и не останавливалось производство.

Иногда возникает необходимость в обустройстве промежуточных складов, которые обозначаются как кладовые и также хранят материалы или продукцию. Заведуют ими кладовщики, которые осуществляют выдачу хранимых материальных ценностей.

Для ведения такого складского хозяйства естественно недостаточно одного человека. На каждый склад назначается ответственное лицо, над которыми стоит руководитель складского хозяйства. Все они подотчетны бухгалтерии и обязаны вести учет в рамках своего склада.

Итак, в успешном ведении складского хозяйства большую роль играют три главных фактора. Ведение документации должна подтверждать передвижение каждой товарной единицы. От достоверности отраженной в документах информации зависит рентабельность всего предприятия.

Оборудование склада должно быть подобрано и установлено таким образом, чтобы можно было правильно складировать товар, чтобы он не портился, легко извлекался и загружался, а также проверялся в ходе учета.

Если складское хозяйство состоит из нескольких складов, они должны взаимодействовать друг с другом, обеспечивая производству или реализации постоянный доступ к необходимым материалам и оборудованию.

Основы складского учета и делопроизводства: актуальные программы

Сегодня выделяют 3 основных типа складского хозяйства. Первый основывается на функционировании:

• Материальные – нужны для сохранения ценностей, которые используются для промышленного процесса.
• Внутрипроизводственные – внецеховые и внутрицеховые, в которых хранятся активы, нужные для поддержания стабильного функционирования предприятия.

Исходя из вида хранящихся ресурсов они бывают следующих типов:

• Универсальные – актуальны практически для всех МПЗ.
• Узконаправленные – «заточены» под определенные объекты.

Последняя классификация основана на месте расположения:

• Централизованные.
• «Промежуточные» – кладовые располагаются на территории предприятия.

Любая фирма заинтересована в продвижении своей деятельности на рынке. Чтобы избежать финансовых потерь, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма действий:

• Поставщик доставляет продукцию вместе со всей необходимой документацией.
• Проверка ТСД и сравнение фактических данных с написанной на бумаге информацией.
• Заполнение журнала регистрации.
• Отправление товара на склад и подготовка приходной накладной.
• Оформление внутренней документации ТОРГ-12 (при транспортировке с кладовой).
• Создание кассового ордера.
• Распечатывание инвентаризационных сведений и ревизия.

Технологический процесс позволяет значительно ускорить современное производство и облегчить человеческий труд. Внедрение автоматизированных систем даёт возможность на только заметно сократить время на подготовку и заполнение документации, но и контролировать все проводимые операции в удаленном режиме через интернет.

Посредством автоматизации можно проводить анализ остатков, распределять объекты по зонам хранения, управлять резервированием, облегчить инвентаризацию и сильно увеличить эффективную площадь помещения. Компания «Клеверенс» на протяжении многих лет занимается успешной реализацией высококачественной продукции, которая сможет обеспечить долгий срок службы оборудования при помощи современного программного обеспечения.

Несмотря на существование множества различных программных обеспечений наибольшей популярностью пользуется одноименная «1С». Данный софт позволяет одновременно захватить не одно направление хозяйственной деятельности организации. Это контроль за продажными правилами, ресурсами, финансовыми средствами, закупкой и доставкой.

Храним и забираем

Принятый от поставщика товар на складе помещается в зону, предназначенную для регулярного хранения. Если грузы поступили в таре или это штучные изделия, их можно складывать в штабеля. Удобный вариант – установка стеллажей. Впрочем, вечно ценности там лежать не могут, так что рано или поздно приходит время для следующей складской операции – отборки хранимой позиции. Это может производиться либо частью пакета, либо целиком.

Рекомендовано по возможности операцию механизировать, но это не всегда возможно, да и не любое предприятие располагает достаточными средствами для приобретения нужных машин. Выделяют отборку с использованием методик малой механизации и полностью механизированную.

Склады бывают механизированными в разной степени, на основании этого выделяют: статистические, высотные динамические. В первом случае есть стеллажи, вдоль которых перемещается отбирающий ячейки сотрудник. Как правило, он работает вилочным погрузчиком: захватывает нужный грузовой пакет, вынимает его, перемещает на подвижную платформу и доставляет к отборщику. Если нужен не весь пакет, тогда необходимый объём позиции забирают, а остальное возвращают на стеллаж.

А вот высотные динамические – это такие, где работают автоматические подъемники. Именно они направляют грузовые пакеты к отборщику и возвращают в ячейки. Механизмы оснащены вилочными захватами, помогающими забирать нужный предмет. Если отборщик нуждается только в части содержимого грузового пакета, остатки направляются в ячейку хранения.

Склад: принимаем позиции

Одна из самых важных операций на складе – это приемка товара. Автоматизированная программа для учета склада обычно настроена на количественный учет, но кроме него, должен проводиться еще и качественный.

Оператор, ответственный за прием позиций, сверяет количество поступивших позиций и контролирует качество каждой из них. При этом сначала нужно уточнить соответствие по объему, только потом – по качеству. На некоторых складах приемка ложится на кладовщика, ответственного за склад, заведующего, на некоторых ответственность разделяется между заведующим и техническим персоналом.

Если на склад принимают материалы, принадлежащие к особенным категориям – так называемое ответственное назначение, для приемки назначают комиссию. Аналогична процедура приема ценных позиций. Программа для учета склада должна содержать полную номенклатуру в базе данных в соответствии с утвержденным на мероприятии приказом. Таким же приказом вводят приемную комиссию, назначая состав поименно. В некоторых компаниях ответственность за издание приказа ложится на главного инженера.

Документы при ведении складского учета

Для ведения учета складских операций необходимо тщательно фиксировать движение продукции на складе. Большую помощь в этом оказывает первичная документация.

Кладовщик, отвечающий за сохранность материальных ценностей на складе, оперирует этой документацией и предоставляет ее в бухгалтерию для отчетности.

К первичной документации относятся все бумаги, сопровождающие товарные единицы при движении от поставщика на склад и со склада – к потребителю.

От поставщика товар поступает на склад с товаросопроводительными документами по всем правилам перевозок груза.

К такого рода документам относятся:

• накладные,
• железнодорожные накладные,
• счета,
• товарно-транспортные накладные,
• счета-фактуры.

Если товар был доставлен на автомобиле, выписывается товарно-транспортная накладная, состоящая из двух составных частей – транспортной и товарной. К поставке может прилагаться дополнительная документация.

При перевозках железнодорожными путями поставку сопровождает железнодорожная накладная. Иногда к ней прилагаются отмечаемые в накладной дополнительные описания заказанного товара, а также иные коммерческие документы.

Счета-фактуры выписываются в том случае, когда количество продукции небольшое. Может быть использован и счет, не отличающийся по содержанию от счета-фактуры. Поставщик выписывает счет как основание для выплаты за груз.

При учете на самом складе предприятия кладовщиком используется книга учета материалов, если движение товара происходит активно. Иногда заменой книге служат складские карты, заполняемые также кладовщиком, особенно когда склад крупный.

Если складское хозяйство является автоматизированным, в этом случае предпочтение в ведении документации следует отдать машинограммам-ведомостям. Они используются в тех же целях, что и карты и книги. С их помощью управлять складским хозяйством можно более эффективно и оперативно.

По этим документам в бухгалтерии производят проверку всего оприходованного товара.

Выдача продукции со склада не должна производиться, если перечень документов по ней не является полным, а ответственность за это несет заведующий складом.

При проверке бухгалтер обязан установить подлинность всей представленной ему документации, правильное заполнение отчета, соответствия в данных, содержащихся в отчете. Если выявляются ошибки, то бухгалтер вносит исправления и извещает об этом кладовщика, который расписывается в своем согласии.

Партионный метод учета товара на складе

Как следует из названия, эта методика ведения учета основывается на партиях товара, поступающих на склад. Согласно партионному методу, поступившая под одной товарно-транспортной накладной партия товара хранится отдельно.

Тем не менее состав каждой партии может содержать разные категории товара, сорта и наименования. Каждую партию, под которой подразумевается товар, поступающий одновременно с одним транспортным документом, хранят отдельно.

В состав партии могут входить товары разных сортов и названий. Поступившую партию регистрируют в специальном журнале учета поступающей продукции. Номер партии является порядковым номером при регистрации, его указывают в расходных документах вместе с названием товара, отпущенного из партии.

Материально ответственное лицо обязано открыть на каждую партию товара партионную карточку – одну для склада, а другую для бухгалтерии или завести запись в базе данных, если ведение складского учета компьютеризировано.

Запись в партионной карточке в приходе делается на основании документа, сопровождающего поступившую продукцию.

В нем должны быть указаны:

• номер,
• дата,
• номер склада,
• фамилия, имя и отчество лица, принимающего товар,
• поставщик,
• количество товара (с указанием цены, сорта и названия),
• место хранения (для продовольственной продукции – общее число мест; для непродовольственной – номер каждого места).

В расходную часть партионной карточки проставляются:

• дата отпуска,
• номер документа,
• количество в натуральных показателях отпущенного товара,
• остаток товара в конце месяца,
• итог за месяц.

Записи по продовольственной части товара ведутся линейным позиционным методом по отдельно взятому тарному месту, вплоть до внесения конкретной товарной единицы. Это имеет особое значение, когда ведется учет продукции, имеющей уникальный заводской номер, например при реализации ювелирных изделий.

Эта методика позволяет усилить контроль над сохранностью материальных ценностей и предупреждает пересортировку товара. С этой же целью следует указывать номер партии на ящиках, пакетах и других товарных местах, а на отрезах ткани – писать или наклеивать кусковой ярлык (партионный кусковой учет).

Когда учет ведется по каждой конкретной единице товара, активно используют уникальный заводской номер изделия, а поступление товара сопровождается присваиванием ярлыка с отдельным номером, который и вносится в партионный лист на момент оприходования товара на складе.

Когда вся партия товара реализована, материально ответственному лицу необходимо закрыть партионную карту. Для этого составляется акт, что товар партии израсходован, после чего товаровед и заведующий складом расписываются в этом.

Форму акта составляют в зависимости от разновидности товара и наличия отклонений от количества оприходованного товара. Данный акт, партионную карточку, отчет по товару и тару материально ответственное лицо обязано передать в бухгалтерию на проверку.

Если проверка по партии выявляет недостачу товара в пределах нормы естественного убытка, происходит списание за счет учреждения, а недостача сверх нормы взыскивается с материально ответственного лица. Если проверкой фиксируется излишек товара, его приходуют.

С помощью партионного метода учета выявляются результаты реализации партий товара без инвентаризации, которая проводится после закрытия каждой партии товара.

Ко всему прочему партионный способ позволяет контролировать сохранность материальных ценностей и помогает снизить товарные потери.

Однако в этом случае складская площадь используется не так рационально, как при сортовом методе учета. Кроме того, отсутствует возможность более оперативно управлять материальными запасами из-за хранения определенной разновидности товара в разных местах и отражения остатка в разных партионных карточках.

Существует также партионно-сортовой метод складского учета товара, при котором каждая поступившая партия хранится отдельно. В условиях большого ассортимента данная методика учета используется наиболее часто.

Организация складского учета материалов

Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

При использовании 1-го варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.

Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.

Ведение складского учета материалов возможно 2 способами: партионным и сортовым.

1. Партионный способ.

В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по 1 документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в 2 экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.

В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.

1. Сортовой метод.

Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.

Внутрискладское движение ТМЦ

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.

Инвентаризация

С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):

• при реализации материалов;
• при смене МОЛ;
• при выявлении случаев порчи или хищения ТМЦ;
• в 4-м квартале до составления годовой бухотчетности;
• в случае ЧС (пожара, наводнения и проч.);
• при ликвидации фирмы.

Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.

Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.

Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).

Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.

Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).

В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.

В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).

В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.

Последовательность действий

Если вы планируете покупку складка, руководствуйтесь следующими пошаговыми действиями:

Определение целей покупки склада
Склад следует покупать, только если в нем есть реальная необходимость. В противном случае вы можете вложить деньги в убыточный объект, который будет приносить только расходы.
Выберите помещения
Он должен отвечать всем вашим требованиям, начиная от места расположения и заканчивая основными параметрами помещения. Вы можете купить строящийся объект или уже готовое строение.
Подберите конкретный объект
На этом этапе определяется ответственное лицо. Лучше доверить эту работу профессиональному консультанту. За небольшую плату он подберет объект, соответствующий всем вашим требованиям.
Проверьте документы и осмотрите помещение
Не спешите подписывать договор. Сначала нужно тщательно осмотреть объект и ознакомиться со всей документацией. Следует запрашивать документы не только на здание и земельный участок, но и документы компании-продавца
Обращайте внимание на подъездные пути, соседние здания и транспортную доступность

Желательно, чтобы рядом находилась станция метро или автобусная остановка
Это важно, так как сотрудники обычно добираются общественным транспортом.
Пригласите эксперта
К сопровождению сделки следует привлечь юриста, который специализируется на купле-продаже коммерческой недвижимости. Привлеките своего специалиста к составлению договора

Не стоит подписывать предложенный второй стороной вариант.
Подписание договора
Необходимо тщательно проработать все пункты договора. Особое внимание нужно уделить вопросам оплаты, особенностям передачи недвижимости и разделу со штрафными санкциями. К тому же, следует проработать вопрос гарантий и ответственности обеих сторон.

Таким образом, для покупки склада важно подобрать подходящее здание по всем важнейшим параметрам

Не меньшее внимание следует обращать на подписание договора и сбор нужной документации

Видео сюжет расскажет о секретах правильного хранения в складских помещениях