Информационные потоки и их значение

Виды информационных потоков

Общепринятых критериев классификации, которые бы позволили однозначно назвать виды информационных потоков, в современной российской маркетинговой школе пока не выработано. Слишком много проблемных аспектов, отражающих изучение данных. Однако в среде экспертов достаточно распространена модель, подразделяющая потоки на типы в зависимости от характера информации. Так, они могут быть:

1. финансовыми;
2. технологическими;
3. маркетинговыми;

Это, безусловно, далеко не исчерпывающая классификация информационных потоков. Конечно, перечень можно продолжать. Конкретные примеры информационных потоков могут быть самыми разными

Важно только не перепутать их в силу созвучия с отраслевыми явлениями. Например, подразумевающие расчеты в наличной и безналичной форме каналы финансовые и информационные потоки, отражающие сведения, статистические или аналитические, о перемещениях денежных средств — это не одно и то же

Однако первые могут вполне качественно дополняться вторыми.

Характеристики информационного потока

Информационное обеспечение при условии стабильного функционирования само по себе не обязательно повышает эффективность работы предприятий. Те же сведения в потоках, которые создаются, хранятся и циркулируют по логистической сети, могут приносить пользу только в случае, если данная информация действительно интегрируется и используется в производственно-сбытовых процессах. Но самого факта ее актуальности для производства недостаточно для признания модели полезной, поскольку положительные факторы ее применения могут не соответствовать вложениям и ресурсам, затрачиваемым на поддержку работы информационных потоков. Оценивать же эффективность и оправданность применения конкретной системы информационных технологий в логистике можно по следующим характеристикам:

• Надежность и достоверность источников данных.
• Степень защищенности каналов передачи сообщений с актуальной информацией.
• Скоростью передачи сообщений.
• Пропускная способность каналов (объемы информации, проходящие и обрабатываемые за единицу времени).
• Энергоэффективность общей инфраструктуры. В данном случае можно говорить о рациональности схем информационных потоков с учетом возможностей их оптимизации для ускорения циркуляции сообщений и сокращения ресурсов, затрачиваемых на содержание сети.

Для успешной реализации логистической модели управления с информационным обеспечением также требуются следующие предпосылки и факторы:

• Адекватность формализации и систематизации процесса управления.
• Наличие достаточных информационных и организационных параметров для стабильного поддержания процесса.
• Изначально проработанная эффективная методика управления логистикой предприятия вне функции информационной поддержки.
• Предусмотрена возможность сокращения времени на обратную связь в критических ситуациях – в том числе с применением резервных каналов коммуникации.

Общая информация

Разбирая понятие и классификацию информационных потоков в логистике, необходимо первоначально затронуть основные элементы. К ним относится:

1. Поток.
2. Система.
3. Технология.

Информационные потоки в логистике – это транспортные артерии, по которым данные идут к системе управления, а также от нее. Все необходимые сведения должны быть получены в требуемые сроки. Для этого информационная логистика выполняется такие функции:

1. Сбор данных.
2. Анализ.
3. Перемещение.
4. Хранение и накопление.
5. Фильтрование потока данных, чтобы выбирать именно то, что необходимо в определенном случае для конкретного уровня управления.
6. Объединение и разъединение информации.
7. Выполнение элементарных преобразований.
8. Управление потоками данных.

И все это осуществляется с информацией – совокупности различных сведений, что есть и могут быть зафиксированы, переданы, преобразованы и использованы в интересах (или против их) экономического объекта. Чаще всего они используются для реализации таких функций управления, как планирование, учет, экономический анализ и регулирование.

Практика информационного менеджмента

Посредством каких практических механизмов компании осуществляют управление информационными потоками? Как правило, в основе обмена данными и их анализа лежит взаимодействие сотрудников, отвечающих за работу в соответствующих направлениях, через внутрикорпоративные документы, сетевые и веб-ресурсы, иногда — финансового характера источники. В них, как правило, в наиболее достоверном виде (в отличие от, например, устных переговоров, переписки между сотрудниками и т.д.) излагается текущее (или планируемое) положение дел в той или иной структуре организации.

Есть особая категория лиц, участвующих в управлении корпоративной информационной системой — генераторы сведений. Им принадлежит «авторство» тех типов данных, о которых речь идет выше. Главный нюанс здесь в том, что на предприятии (особенно, если это большая компания) в ряде случаев проблематично выявить конкретных сотрудников, участвовавших в генерации тех или иных сведений. Основная причина — значительная часть документов (особенно, финансовых) проходит многоступенчатые процедуры согласования и корректировки на уровне различных ступеней менеджмента.

Работа «авторов» информационных потоков может быть как спонтанной (то есть, документы формируются как побочный основной трудовой деятельности продукт), так и осуществляемой в штатном порядке — это могут быть специалисты, чья задача — генерировать как можно больше имеющих отношение к деятельности компании данных.

Данные, извлекаемые из внутрикорпоративных документов и прочих имеющих признаки достоверности источников, загружаются в информационную систему (условимся, что она в компании уже есть). После чего сведения анализируются и принимается решение, как именно задействовать документы. Если они носят характер предписывающих (например, являются инструкциями), то менеджеры могут посчитать нужным внести в них корректировки или же, наоборот, оставить без изменений. Если это, скажем, бухгалтерские бумаги, то соответствующие выводы по ним могут быть переданы в финансовый отдел для последующего анализа и составления отчета.

В конечном итоге все сводится к тому, чтобы информационные потоки как-то задействовались. А те, что не несут практической пользы, исключались из оборота. Прикладная значимость — главный критерий информации на предприятии.

О контроллинге

Ряд экспертов вкладывают в термин «контроллинг» дополнительный смысл. В частности, есть мнение, что это деятельность, связанная не только с анализом качества информации, но также и интерпретации ее, выявления аспектов, влияющих на прикладную значимость сведений. Кроме того, есть специалисты, сводящие значение термина «контролллинг» только лишь к деятельности финансово-хозяйственных структур предприятия. То есть, по их мнению, вся информация, что есть в обороте внутри фирмы, должна, в конечном счете, использоваться в целях оптимизации прибыли и расходов. Любая схема информационных потоков в соответствии с этой концепцией должна анализироваться на предмет влияния на рентабельность бизнеса.

Есть эксперты, несколько сужающие функции специалистов, занимающихся контроллингом. В их теории эта деятельность должна ограничиваться только лишь сбором информации от разных генераторов и распределением ее в компетентные отделы. В некоторых случаях контроллерами может формироваться оптимальная, по их оценке, структура информационного потока, формат его преподнесения. Анализом же ее и интерпретацией, полагают эксперты, должны заниматься структуры, специализирующиеся на том или ином направлении работы предприятия.

То есть, условно говоря, статистика, отражающая расход краски при выпуске игрушек, должна передаваться отвечающим за соответствующий производственный этап специалистам. Финансовые данные — в бухгалтерию, и т.д. Контроллинг подразумевает только статистическую функцию. Исследование информационных потоков выполняют компетентные структуры компании.

Методы исследования информационных потоков

Выбор довольно велик, поэтому, можно выбрать именно то, что больше всего нравится:

1. Метод анализа норм выработки решения. Занимается изучением внешних факторов, личных характеристик людей, альтернатив, критериев выбора, этапов подготовки и принятия и так далее. Предполагает активное использование схем и графиков.
2. Модуль-метод. Используется для анализа существующей структуры информационного потока после применения других инструментов. Так, в данном случае предполагается составление типовых карточек, которые пускаются в интересующие каналы. Благодаря ему можно получить информацию про количество данных, вычислительные мощности, пропускную способность. Также этот подход используется для выявления дублирования, определения периодичности и частоты поступления сведений и иных количественных/качественных характеристик.
3. Графический метод. В качестве основных элементов здесь выступают документы. Существующие между ними отношения изображаются посредством графической схемы. Система координат при этом двумерная. Используется для выявления моментов образования документов, отслеживания их пути, проводимых операций.
4. Графоаналитический метод исследования потоков данных. Позволяет получить сведения о деятельности планирующего органа, указывает типы осуществляемых преобразований, их последовательность, направление и адрес движения. Базируется на построении информационного графа и последующем анализе матрицы смежности. Занимается работой с входами, выходами и внутренней памятью управляющей системы.
5. Метод функционально-операционного анализа. Предназначен для сбора и обработки информации. Имеет в большей мере функциональное назначение.

Разные виды информационных потоков в логистике в зависимости от цели будут изучаться различными методами.

Использование информационных потоков в логистике

В каких еще сферах активно используются информационные потоки? В логистике однозначно. Чем это может быть обусловлено?

Для бизнесов, ведущих деятельность в сфере производства и продаж товаров, характерны не только информационные, но также и самые разнообразные материальные потоки — движение изделий от завода к потребителям, с посредниками и без, внутри страны и за рубеж. Собственно, за эту функцию и отвечает логистика, сформировавшаяся в самостоятельную отрасль. Важнейшая ее характеристика в том, что в ней информационные и материальные потоки могут исследоваться одновременно. Каким образом?

Эксперты полагают, что эффективное управление материальными потоками непосредственным образом зависит от качества обработки информации, которая обращается в логистических системах.

Здесь многое зависит от уровня знаний, которым обладают менеджеры и специалисты, проводящие соответствующий анализ.

Дело в том, что логистика — сфера относительно новая для России. И те критерии, что характерны для информационных систем, скажем, банковского или производственного типа, не вполне совместимы с данной отраслью.

Прежде всего, отмечают эксперты, на уровне методов и принципов. С технологической точки зрения логистический информационный поток вполне может быть исследован традиционными инструментами. Но то, как их корректно задействовать в методологическом аспекте, российская логистика еще только учится понимать, полагают эксперты.

Вместе с тем специалисты отрасли, как отмечают аналитики, делают определенные успехи. Это связано главным образом с интенсивной компьютеризацией логистической сферы. Сейчас доступ к ПК и сетевым технологиям есть у большинства сотрудников российских компаний, активно разрабатывается релевантное исследовательским и аналитическим задачам ПО. Логистические компании получают больше возможностей быть открытыми в рамках сетевых технологий — как в аспекте взаимодействия с другими игроками рынка, так и с точки зрения обмена данными с клиентами.

Схема информационных потоков в организации

Рассмотрим организацию информационных потоков на практическом примере. Допустим, есть молодое предприятие ООО «И-Мет», численность работников небольшая, основная сфера деятельности – проектирование зданий и сооружений из металлоконструкций.

Вследствие того, что ООО «И-Мет» является очень молодой организацией, и она находится в стадии развития, информационная система управления представляет собой сложный механизм взаимодействия людей в компании.

В молодых организациях превалирование неформальных связей над формальными зачастую создает проблемы в эффективном функционировании субъектов коммуникационного процесса. К таким проблемам относится отсутствие обратной связи в большинстве управленческих решений, принимаемых руководством.

Обычно данные проблемы не являются глобальными и не служат предпосылкой к возникновению кризисных внутрифирменных ситуаций. Поскольку массивы информации не велики, а информационные потоки не перегружены, организация функционирует вполне нормально. В будущем, руководство способно решить такие проблемы.

Схема информационных потоков организации ООО «И-Мет» представлена на диаграмме.

Схема информационных потоков организации

Характеризуя схему информационных потоков, необходимо выделить два основных типа коммуникационных процессов: внутренний и внешний.

Информационные потоки, связанные с внешним окружением ООО «И-Мет», делятся на четыре вида, за каждый из которых отвечает, помимо генерального директора, соответствующий руководитель компании (на рисунке выделено цветом). Особенность, существующая в компании заключается в большой нагрузке главного инженера при взаимодействии с внешним окружением ООО «И-Мет». Это связано, прежде всего, с деятельностью организации. Проектирование как вид деятельности согласно законодательству РФ подлежит лицензированию, соответственно решение вопросов связанных с получением лицензии, её оформлением помимо директора по общим вопросам должен решать, в том числе, и главный инженер. Большое значение имеет программное обеспечение, оборудование, на котором работают проектировщики, следовательно, и эти вопросы невозможно решить без согласования с главным инженером. Естественно, что в ходе непосредственно проектирования возникают различного рода технологические проблемы, которые требуют оперативного решения, а также взаимодействия с инженерами строительно-монтажных организаций, это также информация для главного инженера. Очевидно, что и взаимодействие с заводами изготовителями металлоконструкций по оперативным вопросам, не касающихся организации этого взаимодействия, а также финансовой стороны, целиком и полностью относятся в ведение главного инженера.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что в системе информационных потоков организации ООО «И-Мет» важнейшим звеном, наряду с генеральным директором, является главный инженер, выполняющий координирующую функцию.

Рассматривая внутренние коммуникации, стоит сказать, что данный тип коммуникаций можно отнести к всеканальному типу, который характеризуется децентрализованными группами, образующимися для решения сложных задач. Зачастую компании приходится выступать не только в качестве проектной организации, но и в качестве строительно-монтажной, а, иногда, и в качестве поставщика металлоконструкций, что, несомненно, является трудной и ёмкой задачей. Проведение таких переговоров довольно сложный процесс, требующий от руководителей знания не только своего продукта, но и детального представления о продуктах и услугах тех организаций, которые они представляют. Соответственно, необходимо обладать достаточными полномочиями для проведения таких переговоров, следовательно, децентрализация управления и делегирование полномочий являются необходимым условием успешного функционирования таких компаний как ООО «И-Мет».

Средства передачи информации по информационных потокам организации:

• телефонная связь,
• Интернет,
• почтовая связь,
• электронная почта.

Документооборот в компании организован в традиционном для российских предприятий стиле. Любой документ содержится как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Существуют журналы регистрации входящей и исходящей информации.