Разработка план-графика проекта

Отражение производственного процесса

Любой образец производственного плана предприятия обязательно должен включать описание производственного процесса: как глобального, так и относительно каждой модели товаров. Только точная фиксация всего процесса поможет грамотно планировать и оптимизировать работу.

Понятная схема с указанием задействованного оборудования, персонала и сырья поможет руководству оценить эффективность сложившегося порядка работы и при необходимости найти пути для оптимизации. На основе анализа можно будут определить оптимальные методы работы.

График работ

Производственный план включает раздел, где описывается график работ, а именно:

• количество смен, продолжительность;
• количество выходных дней/отсутствие выходных дней;
• количество работников в смене;
• ожидаемая производительность каждой смены.

Помещение или территория для размещения оборудования

В таком документе описываются все имеющиеся помещения с указанием их назначения. Нужно зафиксировать площадь, высоту потолков, состояние (требуется ли ремонт), подключенные коммуникации, входы, выходы, окна, при необходимости описать отделку. Сделать вывод о пригодности помещения для производства в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

Если анализ помещения покажет, что оно непригодно для увеличения производительности, в среднесрочный план нужно внести поиск подходящей недвижимости с уточнением конкретных требований

Важно отразить преимущества и недостатки имеющегося цеха для достижения максимальной прибыли

Предприятие может планировать открытие новых цехов, создание представительств в других регионах — всё это необходимо также зафиксировать в среднесрочном и долгосрочном планировании. Обязательно с описанием требований к недвижимости.

Составители плана самостоятельно продумывают его структуру

Потребность в материалах и поставщики сырья

Планирование помогает грамотно использовать ресурсы, но только в том случае, когда содержит информацию о материалах и их поставщиках. Сведения о качестве и стоимости сырья помогут оценивать качество продукции и целесообразность работы с конкретным поставщиком. Информация об условиях работы с контрагентами, поможет при необходимости быстро прогнозировать, как скажется на производстве изменение цены на какой-либо его товар.

Самым удобным способом описать потребность в материалах и их поставщиках — это таблицы для каждого товара. Укажите:

• вес/цвет/размер товара;
• его ключевые характеристики;
• полный состав с указанием использованных объёмов сырья;
• возможность замены каких-либо компонентов;
• информацию о поставщике;
• цену каждого компонента.

Постоянные затраты

Важный раздел, в котором будет представлен аналогичный для большинства предприятий перечень постоянных расходов:

• аренда помещения;
• коммунальные расходы;
• сырье и исходные материалы;
• налоги и обязательные платежи;
• логистика и транспорт;
• фонд оплаты труда.

В документе следует зафиксировать текущие и планируемые значения каждого расхода, возможно с указанием допустимых границ. Такой подход поможет сделать план более гибким, адаптированным к меняющимся условиям рынка. Знание допустимых границ каждого направления постоянных расходов поможет при необходимости оперативнее регулировать цены на продукцию.

Себестоимость продукции

Производитель обязательно считает полную себестоимость для каждого своего товара. Без знания этого показателя невозможно грамотно подобрать цену, а значит оно грозит убытками. Для вычисления полной себестоимости складывают все значения затраченных ресурсов:

• исходные материалы;
• амортизация оборудования;
• коммунальные и прочие энергетические расходы;
• зарплата работника;
• зарплата управляющего персонала;
• страховые взносы;
• расходы на транспорт;
• реклама;
• сбытовые расходы.

Когда заработают изменения

09.10.2019 на портале правовой информации опубликовали постановление № 1279 от 30.09.2019, которое устанавливает новый порядок формирования, утверждения план-графика закупок на 2020 год по 44-ФЗ, изменения его и размещения в ЕИС.

Изменения вступят в силу с 17.10.2019, а Постановления Правительства о планировании закупок № 1043 от 21.11.2013, № 552, № 553, № 554 от 05.06.2015 и № 1168 от 29.10.2015 утратят силу с 01.01.2019.

Планируется, что объем финобеспечения по КБК или КВР автоматически обеспечится системой «Электронный бюджет» для федеральных бюджетных учреждений – с 01.04.2019, а для региональных и муниципальных – с 01.10.2019.

Как создаётся календарный план проекта

Когда разрабатывается план, учитываются потенциальные возможности и риски. Календарный график строительных работ не исключение. Он состоит из этапов:

• 1 и 2 – содержание будущих действий;
• 3 и 4 – возможные ограничения;
• 5 – потенциальные риски.

Нужно рассмотреть каждый этап:

1. Составление списка будущих действий. Это нужно, чтобы точно знать, какие действия будут проведены. Чтобы учесть все, применяют метод декомпозиции работ.
2. Определить последовательность, а потом и продолжительность выполнения каждой стадии. При этом нужно учесть специфику технологий. Применяется метод декомпозиции работ, экспертной оценки и «мозговой штурм».
3. Определить степени доступности ресурсов. При исполнении строительных работ задействуются различные ресурсы – материалы, финансы, наёмный персонал, информационная составляющая и прочее. Сначала нужно изучить график финансирования будущего проекта, периодичность поступления денег на реализацию. Чтобы было чёткое сопоставление, выделяются дефицитные ресурсы – «узкие» специалисты, специфические материалы и прочее. Чем доступнее ресурс, тем быстрее он будет использован. Чем он реже, тем сложнее его достать, могут потребоваться изменения в расписании по срокам.
4. Определение наличия/отсутствия внешних ограничений. К таковым можно отнести – сезонность, сроки поставок материала и оборудования. Например, во время одного из этапов выпадает национальный праздник, работать в этот день нельзя. Это нужно учесть, особенно если эта дата выходит на будний день.
5. Потенциальные риски – их нужно спланировать. Они могут быть различными, поэтому нужно отдельно подготовить план реагирования. Он, в свою очередь, может оказать прямое влияние на календарный план проекта.

Существует 2 стратегии реагирования на возникновение рисков – активная и пассивная. Выбор вносит определённые коррективы, которые нужно учесть при составлении графика.

Например, активное реагирование – разработка дополнительных мер и работ, направленных на минимизацию рисков. Они включаются в план, поэтому могут несколько увеличить срок поэтапный срок исполнения.

Пассивное реагирование – использование дополнительных финансовых ресурсов для минимизации рисков. Влияние на план оказывает, но не такое сильное, как активное реагирование.

Пример по строительству

Для расчета параметров сетевого графика используются определенные формулы. В календарном производственном плане используются две части – расчетная и графическая (линейная, циклограмная или сетевая).

В 1 графе указывается очередность выполнения работы, они группируются в зависимости от видов и периодов. Из-за сжатого объема графика, работы объединяются вне зависимости от их исполнителей. Указываются исключительно связывающие работу разных бригад части.

Во 2 и 3 графе указывается необходимый объем работ. Единые нормы и расценки предоставляют общую номенклатуру. Объем специализированных процессов определяется их стоимостью (выработка или измерители показателей).

Графа 4 состоит из трудоемкости работы, а 5 и 6 – затрат машинного времени. При этом используется вышеуказанные единицы измерения, и учитывается возможный производительный рост. Также возможно использование ведомственных норм и расценок. Чтобы упростить расчеты, используются производственные калькуляции в виде укрупненных норм, с учетом достигнутого производительного уровня.

К тому моменту, как разрабатывается план, происходит выбор производственных методов и выбор техники и механизмов, учитывается их интенсивная эксплуатация, согласно с производительностью. Поэтому вначале определяют длительность работы с использованием техники, от которой полностью зависит построенный график, а затем устанавливается длительность работ, выполняемых ручным методом.

Длительность рабочего процесса с использованием механизированной техники определяется по определенной формуле. От количества машинных смен (можно увидеть под пунктом 6), отнимается цифра, полученная в результате разделения количества агрегатов на число смен за день. Требуемое количество техники определяется количеством и характером строительства и монтажа.

Длительность выполнения ручных работ также имеет формулу – трудовая емкость разделяется на количество человек, участвующих в рабочем процессе. В 8 графе указывается количество смен. Если используются специальные технические приспособления, оптимален двухсменный рабочий процесс. Эта цифра зависит от требований определенного проекта и периода его выполнения.

В графах 9 и 10 указывается количество рабочих и состав бригады. Необходимое количество зависит от трудоемкости и длительности работ. При этом учитывается, чтобы не изменялся численный и квалификационный состав. Профессии и квалификационные уровни в одной группе размещаются максимально рационально.

Бригада составляется после составления ориентировочного комплекса работ, в соответствии с графой 1, подсчета их трудоемкости, согласно графе 4. Затем выбираются необходимые профессии и разряды, определяется их оптимальное совмещение. Устанавливается длительность рабочего процесса, и происходит расчет численности, профессионального и квалификационного уровня рабочего состава.

Технология создания календарного плана проекта

Поскольку в основе управления проектами лежат параметры содержания работ, ограничений и рисков, составление календарного плана проекта следует рассматривать с учётом этих параметров. Этапы разработки плана ткже будут соответствовать этим параметрам: этап № 1 и № 2 – содержанию работ, этап № 3 и № 4 – ограничениям, этап № 5 – рискам.

1. Формирование списка состава работ. Список важен потому, что если сразу все работы представить не получается, возникают ошибки. Чтобы этого не допустить при определении состава операций применяют метод последовательной декомпозиции работ.
2. Определение потенциала реализации проекта на основе продолжительности работ и их последовательности, что, в свою очередь, зависит от технологии выполнения. Помимо упомянутого метода последовательной декомпозиции для определения применяют метод экспертной оценки, мозговой штурм и др.
3. Установление доступности ресурсов. В проектных процессах задействованы человеческие, материальные, финансовые, информационные и другие ресурсы. Поэтому график работ нужно соотнести с графиком финансирования. Для этого ресурсы дифференцируют – вводят понятие дефицитных ресурсов. К таким относятся уникальные специалисты, специфические материалы и мощности. Фактор доступности напрямую отражается на последовательности и длительности работ.
4. Определение внешних ограничений. Самые распространённые ограничения – по сезонности, по поставкам материалов и оборудования. В качестве примера ограничения по внешним событиям можно назвать срок завершения этапа, приуроченный к национальному празднику. Такие события включаются в проект в статусе вехи.
5. Планирование реакции на риски. Для основных угроз из числа рисков проекта необходимо разработать план реагирования, который тоже влияет на календарный план.

Подобная этапность соответствует общей логике разработки календарного плана, обуславливающей следующую смысловую последовательность:

• Шаг 1. Определение состава работ.
• Шаг 2. Оценка продолжительности работ (трудозатрат).
• Шаг 3. Выявление внешних ограничений и вех.
• Шаг 4. Выстраивание последовательности работ и календарного плана.
• Шаг 5. Пересчёт и уточнение календарного плана на основании ресурсных ограничений.
• Шаг 6. Учёт рисков.

Поскольку существуют две противоположные стратегии реагирования – активная и пассивная – они тоже находят отражение в календарном плане. Так активное реагирование предполагает включение в план дополнительных работ, которые направлены на минимизацию рисков, а это, в свою очередь, влияет и на сроки выполнения связанных работ. Если рассмотреть включение этого учётного параметра на примере выведения на рынок новой услуги, то в случае обнаружения угрозы невостребованности услуги, для минимизации потерь проводят дополнительное исследование. Это исследование как отдельная работа включается в план и меняет его. Пассивное реагирование тоже оказывает опосредованное влияние на план, поскольку предполагает создание дополнительных финансовых резервов под обнаруженные риски.

Основы создания календарного плана

Для того, чтобы реализовать календарный план, нужно разобраться в методиках и технологии его создания, а также изучить инструменты для удобного планирования.

Технология

Проект – это единое целое. Для удобства его разбивают на взаимосвязанные крупные блоки. Затем эти блоки дробятся на более мелкие единицы и этапы для упрощения работы над проектом. Данный подход помогает повысить эффективность деятельности и избежать ошибок, которые можно просмотреть, если не приступать к работе комплексно и детально.

Этапы реализации проекта связаны с параметрами работы и включают в себя:

Планирование задач

1. Составление списка работ, которые необходимо выполнить для реализации проекта.
2. Расчет продолжительности, последовательности работ и степень реализации проекта.
3. Выявление доступности человеческих, материальных, информационных и других ресурсов.
4. Выявление внешних ограничений. Они могут быть сезонными, ресурсными, связанными со временем выполнения и т.д. Главное ограничение – это срок завершения проекта.
5. Поиск рисков. Для этого существует специальная формула: может произойти риск (который возможен), потому что (причина) это приведет к последствиям.
6. Разработка плана реагирования на риски и угрозы. Делается это с помощью стратегий реагирования. Их две: пассивная и активная. Первая предполагает создание денежного резерва под выявленные риски, а вторая направлена на минимизацию рисков путем включения в план новых работ.

Методы

Для создания планов различного типа или для разработки отдельных частей плана используются различные методы. Вот наиболее популярные:

Сетевой график

1. Диаграмма Ганта – столбчатая гистограмма, созданная для иллюстрации графика работ.
2. Сетевой график – комплексная модель отображения последовательности работ проекта.
3. Объемно-календарный график – метод, который позволяет представить объем и количество работ, ожидающих выполнения.
4. Цикловой график – метод, помощью которого измеряют продолжительность отдельных этапов и всего проекта целиком.

Метод выбирается руководителем в зависимости от экономических составляющих. Влияет этап работы, тип производства, ресурсы, имеющиеся в наличии и т.д. Эти методы можно применять и комплексно, что позволяет добиться большей наглядности и точности календарного плана.

Программы-планировщики

Значительно упростить составление плана и расчет его параметров помогут программы-планировщики. Они эффективны и относительно просты в использовании. На рынке электронной продукции их множество. Вот лишь некоторые:

1. LeaderTask – программа, с помощью которой можно составить план для организации любого типа и на неограниченный срок. Проста в использовании, несмотря на обширный функционал. Походит и для индивидуальных проектов. Когда разрабатываются групповые планы, программа должна быть установлена на компьютерах у всех сотрудников. Это требуется для распределения задач, корректировки планов, создания отчетов, согласования и т.д.

2. MS Project – комплексный планировщик для управления проектами. С его помощью можно составлять планы и контролировать их выполнение. Бесплатная версия программы помогает в реализации небольших задач, а платные – базовая, профессиональная и расширенная – применяются в реализации масштабных проектов. После короткого обучения вы сможете пользоваться всеми возможностями этой программы.
3. JIRA – еще одно современное средство для управления проектами. Сохраняет большое количество задач, позволяя быстро в них ориентироваться и оперировать ими. Пригодна для фирм и компаний со сложной структурой и большим штатом. Помогает отслеживать слабые места для быстрого принятия решений. Система самостоятельно формирует отчеты за каждую выполненную задачу. Обладает многими функциями, позволяющими сделать составление календарного плана легким и приятным.
4. OpenProj. Похожа на MS Project, но более проста в использовании. В ней можно составлять отчеты, планировать время, ресурсы, строить диаграммы и т.д. Существуют платная и бесплатная версии.

Представленные инструменты используются в менеджменте для создания и реализации проектов. Они многозадачны, функциональны, мобильны и работают на разных платформах.

Пример плана-графика услуг (работ)

Разработка источника питания для радиоэлектронного устройства.

(1)
— Суть работ. Описание работ на этапе. (2)
— Ответственный со стороны заказчика / Ответственный со стороны исполнителя. (3)
— Срок, к которому работа должна быть выполнена. (4)
— Количество человеко-часов исполнителя на выполнение этапа. (5)
— Результаты этапа, по которым можно проверить, что этап завершен. (6)
— Заметки, информация о зависимости этапов.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые.

Если предприятие получает заказ на строительные работы, ему необходимо спланировать организационные мероприятия. Все этапы проведения работ и надзора за их выполнением должны быть четко сформированы и расписаны. Детальнее о том, как составляется календарный план строительства, читайте далее.

Длина пути производственного цикла предприятия

Для вычисления цикла производства следует учитывать длину пути перемещения изделий в технологии изготовления

Это важное значение, влияющее на экономические показатели организации

Важный момент! Чем меньше длина пути, тем ниже расходы на перемещение деталей, меньше тратится времени для их изготовление.

Применяются 3 способа перемещения деталей в технологии производства:

• метод последовательного производства, при котором следующая операция обработки изделия начинается после завершения предыдущей. Этот вид применяется для мелкосерийного производства;
• метод параллельного изготовления, когда обработка партии изделий начинается до завершения предыдущей партии. Длительность обработки деталей при этом методе меньше, чем при последовательном;
• метод параллельно-прямоточного изготовления, когда изделие перемещается на следующую обработку вне результатов готовности всей партии. Этот метод самый оптимальный по длительности цикла и применяется в массовом производстве.

Принцип расчленения операций

Операция разбивается на ряд простейших переходов, наладка режимов работы обрабатывающего оборудования выполняется единожды, для первой детали серии, далее оставшиеся детали проходят обработку на тех же режимах.

Такой подход эффективен при больших размерах серий и относительно несложной пространственной конфигурации изделий.

Принцип дает существенный эффект снижения относительной трудоемкости за счет улучшенной организации рабочих мест, совершенствования у рабочих навыка однообразных движений по постановке-снятию заготовок, манипуляций с инструментом и оборудованием.

Абсолютное число установок при этом растет, но сокращается время на настройку режимов оборудования, за счет чего и достигается положительный результат.

https://youtube.com/watch?v=BT7ULCo6ACo

Чтобы получить этот положительный эффект, технологу придется позаботиться о применении специализированной оснастки и приспособлений, позволяющих быстро и, главное, точно устанавливать и снимать заготовку. Размер серии также должен быть значительным.

Корректировка плана

В процессе работы могут возникать непредвиденные изменения, задержки, изменение объема работ и т. д. Все изменения необходимо оформлять дополнительными соглашениями, чтобы не возникло претензий. Даже если с руководителем заказчика отношения идеальные, и он никогда не отказывается от своих слов, руководитель может поменяться, а новому человеку будет очень трудно что-то доказать без письменных свидетельств. К документарному оформлению изменений очень просто приступить с самого начала проекта. Такова процедура, мы делаем так всегда. Это просто и понятно. В середине проекта перейти от устных договоренностей к письменным намного тяжелее, а иногда вообще невозможно. Возникает законный вопрос: Что это вдруг, все решали устно, а тут какие-то бумаги появились? Так что с самого начала четко ведите документацию. Оформлять изменения плана можно, например, протоколами совещаний, на которых принимается соответствующее решение, подписанными обеими сторонами.

План

В таблице далее представлен образец календарного плана.

Ответственный __________________________________________

Рассмотрим детальнее, как заполняется календарный план производства.

В первой графе указывается перечень видов деятельности и периоды (подготовительный, основной) их выполнения в технологической последовательности. Далее указывается количество работ, потребность человеческих (чел./дн.) и машинных ресурсов, рассчитанная согласно нормативам ГЭСН.

Машины подбираются сначала по техническим параметрам (глубина копания, грузоподъемность, емкость ковша и т. д.), а затем по экономическим затратам. В зависимости от объемов и сроков работы, рассчитывается потребность в оборудовании.

Рассчитаем потребность в механизированных работах (М/Р).

М/Р = Км : ( Ко х Кс х К), где:

• Км — число машино-смен.
• Ко – количество оборудования (6).
• Кс – число смен в сутки (8).
• К – коэффициент перевыполнения выработки (1,05-1,25).

Продолжительность ручных работ определяют путем деления затрат труда в чел./дн. на произведение из числа занятых лиц, количества смен и коэффициента перевыполнения (1,05-1,25). То есть используется предыдущая формула, только в числитель подставляются цифры из графы 4 плана.