Приемка склада: инструкция по приему товара

Правила приемки товаров на складе от перевозчиков

С перевозчиками, как и с поставщиками, нужно согласовать место, время и способ передачи товара, ответственных с обеих сторон, комплект необходимых документов и порядок решения спорных вопросов. Сопровождение ваших товаров в пути будет нелишним.

Нужно проконтролировать фактические сроки отправки груза и его прохождение через известные вам пункты, в том числе перевалочные, а также через границу и таможню.

По прибытии товара еще до его фактической приемки нужно проверить сохранность груза. Процедура начинается с проверки транспортного средства. Если вагон, фура, контейнеры и т.п. должны быть опломбированы – проверьте наличие и сохранность пломб.

Также посмотрите на состояние транспортного средства, нет ли на нем повреждений. Затем убедитесь, что не повреждена ни маркировка груза, ни тара. После этого сверьте наименование товара и другую информацию из транспортной маркировки с документацией на груз.

Если никаких повреждений на этой стадии не обнаружено, переходите к следующему этапу предварительной проверки. Убедитесь, что соблюдены оговоренные сроки поставки.

Проверьте, в каких условиях транспортировали груз – правильно ли он уложен, не нарушен ли температурный режим, обеспечивался ли ваш товар льдом, если это было необходимо, и так далее. Затем произведите осмотр груза. Если перевозчик отказывает вам в пересчете или проверке веса товара, обязательно отметьте это в документах приемки товара.

Приемка товаров на складе

Перед приемкой товара нужно заранее освободить место для организации приемки, наметить и зарезервировать места на складе под прибывший товар. Кроме того, нужно выделить технические средства для погрузки-разгрузки, подготовить сканеры штрихкодов, составить необходимые документы, спланировать работу сотрудников.

Машина с товаром въезжает на склад, направляется к заранее определенному месту разгрузки и проходит визуальную проверку, как описано выше. После того как машина открыта и погрузочно-разгрузочное оборудование подано, начинается разгрузка с визуальным контролем каждой грузовой единицы.

Товар проходит предварительную приемку по числу грузовых мест (тарных мест). Дальше оформляются необходимые документы, ваши сотрудники отдают пакет документации представителям поставщика или перевозчика. Затем статус товара меняется в базе данных программы автоматизации – груз считается полученным. После этого происходит окончательная приемка, и товар готовится к хранению.

При предварительной приемке товар пересчитывают и проверяют упаковку на вид. При окончательной приемке грузовые места вскрываются, и проводится приемка товаров по количеству и по качеству.

Отказ от приемки

Отметим, что это отдельная процедура. Это — не возврат. Потому что возврат — это отгрузка по прямому акцепту, просто «в другую сторону». Ниже приведена схема оформления отказа от приемки товара.

Другие варианты отказа от приемки:

• Возврат поставщику. Он выполняется так же, как обычная отгрузка, но тип отгрузки указывается 2 (возврат).
• Приемка товара, ранее отгруженного на незарегистрированное место деятельности. Она выполняется согласно паспорту процесса 4.4.2. Это тот случай, когда поставщик отправляет товар на место, которого еще не было в системе на момент отправления. Но на момент прихода товара регистрация прошла.
• Смена «владельца» ЛП при государственных поставках выполняется согласно паспорту процесса 4.7.
• Возврат приостановленных ЛП выполняется согласно паспорту процесса 7.2.

Внимание! Все паспорта процессов МДЛП можно скачать по этой ссылке.

Как уточнил представитель «ЦРПТ», существуют схемы взаимодействия поставщиков и аптек, при которых перепродажа товара происходит через «логистического оператора», но отгрузок по факту не происходит. Т. е. условный контрагент 1 продает условному контрагенту 2, а тот уже продает в аптеку. При этом товар остается на общем складе. В таком случае поставка оформляется от контрагента 1 в аптеку, а не от контрагента 2 в аптеку. Напомним, что в системе отражается не право собственности, а ответственность за сохранность товара.

Памятка действий

Также в ходе вебинара Анатолий Свечин представил памятку по внедрению маркировки в аптечной организации

Обратите внимание, что памятка носит общий характер, поэтому порядок действий может немного отличаться в зависимости от вида деятельности. Итак, аптеке необходимо (в хронологическом порядке):

Ознакомиться с документом «Паспорта процессов» на сайте «Честный знак» и составить список действий с ЛП, которые выполняются в вашей организации и подлежат регистрации в МДЛП.

Для каждого такого действия определить список ответственных лиц, которые будут уполномочены регистрировать их в МДЛП.

Получить УКЭП (усиленные квалифицированные электронные подписи) на всех ответственных лиц, которые будут вносить данные в систему.

Зарегистрировать в системе организацию, внести информацию о местах осуществления деятельности, ответственных лицах и интегрированных с МДЛП информационных системах (при наличии таких). Сообщить в территориальный орган Росздравнадзора о факте регистрации в системе.

Заказать в техподдержке МДЛП тестовые коды и протестировать без использования специальных устройств выполнение с ними всех действий из определенного ранее списка в разделе «Песочница» через личный кабинет.

На основе проведенного тестирования определить состав необходимого оборудования и нужных доработок информационных систем. При необходимости закупить недостающее оборудование (регистраторы выбытия закупать не надо, они предоставляются бесплатно) и выполнить доработку информационных систем

Обратите внимание, необходимо выполнить доработку кассового ПО для корректной передачи сведений в составе фискальных документов.

При необходимости провести повторное тестирование с использованием доработанных информационных систем и закупленного оборудования с целью убедиться, что работа с маркированными ЛП не вызывает у ответственных сотрудников затруднений. Обратите внимание, что порядок работы с различными типами маркированных ЛП (инфузионные растворы, препараты холодильного хранения, наркотические препараты) может отличаться в силу особенностей их логистики.

Определить порядок отработки «негативных сценариев» ответственными сотрудниками и способы контроля своевременности и достоверности регистрируемых сведений со стороны руководства организации.

В установленные законом сроки подать заявку на получение регистраторов выбытия и заключить договор с Оператором системы.

приемка товара —

приемка товара

Если нарушены правила приема, торговая организация лишается возможности предъявить претензии поставщикам при снижении качества или недостаче товаров. Если принимающий обнаружил отклонения по качеству или количеству, представитель торговой организации обязан остановить приемку товара, обеспечить его сохранность и принять необходимые меры для предотвращения его смешения с другими однородными товарами, после чего вызвать представителей поставщика для составления двустороннего акта.

Госкомстатом России разработан ряд унифицированных форм первичных документов для оприходования товаров, в которых товарное перемещение или поступление отражается по их стоимости и количеству. Все формы содержат ряд обязательных реквизитов, таких как код формы, наименование документа, дата его составления, содержание операции, ее измерители в денежном и натуральном выражении, наименование ответственных за её совершение и оформление должностных лиц, личные их подписи и расшифровки. При необходимости в первичные документы включаются дополнительные реквизиты. Правила приемки товара и его документальное оформление определяются договорами купли-продажи, техническими условиями и инструкциями, описывающими порядок приемки товаров.

В первую очередь, как гласит инструкция о порядке приемки товара, необходимо удостовериться, что полученный товар требуемого качества и количества, пришел от нужного поставщика в обусловленное время и за прежде оговоренную цену. Для удобства приемки товара необходимо заранее подготовить складские помещения и составить график прибытия транспорта, во избежание его скопления

Особое внимание стоит уделить работе с документами, отражающими порядок выполнения операций. Копию заказа направляют в подразделение-потребитель для проверки его соответствия уведомлению о поставке товара

После подготовки товара к отправке, поставщик отправляет уведомление об отгрузке с указанным номером заказа и временем поставки. Сопроводительное письмо является обязательным, оно подтверждает, что данные товары предназначены именно для конкретной компании. Подтверждение о получении необходимо для бухгалтерского контроля. После проверки фактического наличия в таре товара, проверяется его качество. Согласно инструкции, определяющей порядок приемки товаров по качеству, сначала товар осматривается внешне, устанавливается отсутствие или наличие дефектов, проверяется маркировка на соответствие нормативным требованиям и указанным в сопровождающих документах, данным. После этого возможно проведение более углубленного определения качества с целью обнаружения скрытых дефектов и несоответствия сроков годности. Согласно условиям договора и правилам приемки товара, возможно проведение выборочной проверки качества товаров.

Заказ и приемка ЛС в аптечной организации

Начнем с отгрузок ЛС в аптеку. Они могут проходить по прямому или обратному акцепту. Акцепт — это ответ о принятии оферты.

Отгрузка по прямому акцепту выполняется так: поставщик собирает заказ и отправляет в систему сообщение с полным перечнем того, что он отправил. Это могут быть агрегационные коды производителя или же коды, сгенерированные самим поставщиком. Т. е. в системе можно указать не полный перечень вторичных упаковок, а один код на весь заказ. Или несколько, в зависимости от объема.

Затем получателю приходит уведомление, что ему отгружен товар. Из уведомления копируются коды и отправляются в систему — это сигнал того, что товар принят. На схеме красным указаны коды номеров сообщения о приемке или отправке.

После проверки товара аптеке нужно просканировать все упаковки и сравнить их со списком кодов, которые были получены от поставщика. Таким образом вы убедитесь, что вам доставлено именно то, что вы заказывали, и именно то, что отправил поставщик. Если что‑то не совпадает, то вы вправе отказаться от приемки такого товара и оформить возврат.

Нюансы приемки и проверки кодов маркировки нужно прописать с поставщиком. Чтобы у вас было юридическое право вернуть товар, а у поставщика было юридическое право его принять, если при сравнении кодов маркировки вышли какие‑то неточности. Прямой акцепт защищает от пересортицы, потому что товар проверяется дважды: на стороне отправителя и на стороне получателя.

На иллюстрации ниже показано, как такие данные выглядят в «голом виде» в системе.

«Чтобы такие тексты не писать самому, как раз и нужно доработать программное обеспечение, где вы ведете учет. Оно будет преобразовывать ваши данные в этот формат и отправлять их в систему МДЛП. По закону, если вы подписываете какой‑то текст электронной подписью, то программа должна дать вам возможность ознакомиться с этим текстом. Поэтому здесь и приведена такая сложная на первый взгляд таблица. Чтобы вы не пугались и знали, как это выглядит», — рассказал Анатолий Свечин.

Порядок приемки товара

Приемка товара осуществляется во всех случаях, когда происходит поставка, вне зависимости от того, идет речь о полной поставке товара либо о частичной – требуется проводить процедуру в отношении каждого предоставленного товара. Приемка осуществляется в соответствии с требованиями современного действующего законодательства минимум в два этапа:

• на первом этапе происходит определение того, насколько соответствует поставленный товар условиям контракта в части наименований (приемочная комиссия, которая присутствует при поставке товара на склад государственного или муниципального заказчика, оценивает фактически поставленный товар на предмет его соответствия ведомости поставки, выступающей в качестве приложения к контракту);
• на втором этапе государственный или муниципальный заказчик проводит процедуру экспертизы поставленного товара в части его соответствия обозначенным в техническом задании к контракту требованиям с технической, физической или химической точек зрения. Для проведения такой экспертизы могут быть привлечены эксперты из внешних экспертных организаций либо обладающие специальными профильными знаниями сотрудники тех подразделений, которые заинтересованы в проведении закупки.

В рамках приемки поставленного товара происходит осуществление экспертизы. Данное требование содержится в положениях статьи 94 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок».

На основании положений указанной статьи на заказчика ложится обязанность создать специальную приемочную комиссию из числа своих сотрудников. В том случае, если штат заказчика достаточно крупный по размерам и имеется разделение на различные подразделения, то в каждом таком подразделении создается своя приемочная комиссия, которая обязана принимать тот товар, инициатором закупки которого стало именно такое подразделение.

В число членов такой комиссии должны входить люди либо работающие по профилю, либо имеющие профильное образование. Если штат небольшой либо нет разделения на подразделения, создается единая приемочная комиссия, в которой должен быть минимум один сотрудник, имеющий профильное образование либо работающий по профильной специальности по отношению к проводимой закупке.

В случае установления специальных требований к проводимой экспертизе закупаемого товара (например, если речь идет о технически сложном товаре или о товаре, для выявления соответствия которого требованиям контракта потребуются специальные физические или химические исследования, проводимые только в лабораторных условиях) потребуется привлечение внешних экспертов или экспертных организаций.

Комиссия, которая принимает поставленный товар, создается и утверждается на основании специального приказа. На основании сложившейся практики можно сказать о том, что число членов такой комиссии не может быть четным (так как в случае разделения голосов о том, следует ли принять товар или нет, не будет решающего большинства).

Кроме того, в такую комиссию не могут входить сотрудники контрактной службы либо контрактные управляющие, а также лица, которые могут быть косвенным образом заинтересованы в приемке результатов исполнения контракта даже в том случае, если такие результаты не соответствуют действительности (например, родственники сотрудников организации-поставщика).

Отдельного внимания заслуживает момент порядка приемки товара в случаях, когда была допущена просрочка исполнения обязательств.

Если по контракту допущена просрочка поставки, то в соответствии с требованиями Федеральной антимонопольной службы срок такой просрочки исчисляется со дня, следующего за последним днем поставки, по день, когда товар был поставлен в полном объеме. Если заказчик провел экспертизу поставленного товара своими силами или с привлечением сторонних экспертных организаций и установил, что товар соответствует требованиям контракта, то недопустимо считать дни просрочки до даты получения экспертного заключения, так как это прямым образом нарушает права исполнителя.

В том же случае, если по результатам проведенной экспертизы было установлено, что поставленный товар не соответствует заявленным физическим, химическим или техническим свойствам, которые зафиксированы в требованиях, сформулированных в обязательных приложениях к контракту, то срок просрочки исполнения обязательств будет считаться вплоть до дня полного исправления допущенных ошибок со стороны исполнителя в части реализации с его стороны условий контракта.

Вывод ЛС из оборота в розницу и по льготе

Вывод ЛС из оборота происходит при помощи специальных устройств. В первую очередь это кассы.

Небольшое пояснение к иллюстрации: ОФД — оператор фискальных данных. Он отправляет информацию в ФНС и на серверы криптографической защиты кодов маркировки (СКЗКМ). Оттуда информация идет в саму систему МДЛП.

Отметим, что касса не получает обратного «ответа». Удалось или не удалось вывести препарат из оборота — нужно смотреть в личном кабинете или доработанном программном обеспечении. В среднем такая операция должна занимать не более 5 секунд.

Для льготных аптек, которые занимаются 100 %-ной льготой и не используют кассовую технику, будут выданы регистраторы выбытия. Выглядят они вот так:

Прочих аптек (тем, у кого льготный отпуск не является основной и единственной сферой деятельности) законодательство пока не обязывает предоставлять регистраторы выбытия. Однако, возможно, в будущем оператор системы по собственной инициативе обеспечит регистраторами все аптеки, занимающиеся льготным отпуском, для «подстраховки». Это решение пока находится в стадии обсуждения.

По словам Анатолия Свечина, крупные производители, такие как «1С», «Асулон» и другие, уже представили доработанное программное обеспечение, способное работать с системой МДЛП. Также на рынке присутствует множество собственных наработок аптек для программного обеспечения касс. Вся необходимая информация о ПО есть на сайте «Честный знак».